El acta de protocolización

Ivanplus

Dr. Iván Edwin Rosales Chipani
Notario de Fe Pública
actass

Acta de protocolización, es aquel acto, por el cual se incorpora un documento al protocolo a requerimiento de uno o más interesados.

I. Actas notariales. Generalidades.-

De manera general el notario(a) de fe pública extiende y autoriza actas en el que se consignan los hechos y circunstancias que presencia o le conste a este dador de fe y que por su naturaleza no sean materia de contrato.

Las actas notariales tienen como contenido la constatación de hechos o la percepción que de los mismos tenga el notario, siempre que por su índole no puedan calificarse de actos y contratos, así como sus juicios y calificaciones. 
(Actas notariales, Notariado Org).

El objeto del acta notarial son, por tanto, el fijar los hechos, a diferencia de otros documentos notariales, como las escrituras públicas, que como son de orden constitutivo (Constituyen derechos y obligaciones), en las que se recogen contratos.

La autorización de las actas generalmente resultan ser más flexibles que la de las de escrituras, sin embargo posee también límites:

Así, será necesario: un interés legítimo por parte de quien inste el acta; que la conducta que se pide al notario sea legal en sí misma (que no viole la intimidad, la propia imagen o el domicilio de los demás, por ejemplo); que no se invadan esferas judiciales o administrativas (no cabe, por ejemplo, requerir a la Administración que ya tiene sus canales para este objetivo, ni recoger manifestaciones que pertenezcan al ámbito penal); que la actuación notarial no sea sorpresiva (vgr., el notario deberá hacer saber al requerido su calidad de notario, el objeto de su presencia, así como su derecho a contestar); que el acta no recoja consideraciones que requieran conocimientos periciales que el notario no tiene porque tener. 
(Actas notariales, Notariado Org)

 

Y pese a que siempre el notario actuará a requerimiento, lo deberá hacer de forma imparcial; es decir, que, no obstante el que deba recoger el interés particular del que le requiere, no puede obviar ni toda ni la parte de la verdad que se ponga a su juicio constatar, ni recoger “ni vestir” esa realidad que lleven a  una confusión.

Valdrá solamente esa breve introducción para establecer lo que se consideran actas notariales en general. (En otro acápite o contenido, hablaremos con mayor detenimiento de lo que son las actas, sus partes, diferencias con la escritura y otros), por lo pronto, lo que antecede nos sirve como un preámbulo para abordar las actas de protocolización.

Veremos también que las actas se identifican, ante todo, por su forma y por su objeto. De entre estos el que nos interesa develar en el presente capítulo, son por supuesto las actas que tienen como aspecto dominante su forma:

Por su forma las actas notariales pueden ser:

a) Extra protocolares: Esta es la principal característica de la mayoría de las actas notariales, por cuanto, se emiten fuera del protocolo notarial y circulan en el tráfico jurídico, en sus originales como tales (Extra protocolares, por cuanto sus originales se extienden a los requirentes, el notario se queda solo con una copia en archivo –todo lo inverso a los protocolares cuyos originales o matrices se archivan–, entonces desde inicio no forman parte del protocolo notarial), de entre estas actas extra protocolares se encuentran: Las actas de declaración, de comprobación, de comunicación, de registro, etc.

ARTÍCULO 67. (DOCUMENTOS NOTARIALES EXTRA-PROTOCOLARES)
I. Los documentos notariales extra-protocolares son:
a. Las actas notariales;
b. Las certificaciones;
c. Intervenciones en sorteos y concursos;
d.Otros determinados por Ley.
II. Sus características y procedimientos estarán regulados por reglamento. 
(Ley del Notariado Plurinacional)

 

b) Protocolares: Aquí cabe dejar constancia dos actas: 1.- aquellas actas, que si bien nacieron siendo extra-protocolares y luego forman parte del protocolo, de 2.- aquellas actas propiamente protocolares.

Respecto de las primera por ejemplo un acta de verificación e inventario, pero que luego, por el hecho de ser necesarios su constancia en un acto o negocio jurídico (Por ejemplo una compra-venta de un departamento amoblado, o el anticrético de éste), se conviene que dicha acta notarial de inventario forme parte de la escritura de la compra-venta o anticrético, y por ello finalmente esa acta integrará así el protocolo notarial.-

En cuanto a las actas propiamente protocolares, como su nombre indica, son las enteramente protocolares, valga la redundancia. Es decir se emiten y forman parte del protocolo, o para decirlo mejor, son aquellas actas, que en su aspecto emulan a las escrituras, y que tienen por fin incorporar un documento al protocolo notarial. Este acta nace para ser directamente protocolar (Nunca fue Extra-protocolar) lo que sí pudo ser extra protocolar es el documento que se va a incorporar en merito a esta acta de protocolización.-

ARTÍCULO 44. (DOCUMENTOS PROTOCOLARES)
Los documentos protocolares son las escrituras originales o matrices de los actos, hechos y negocios jurídicos, compilados y archivados en un protocolo.
“ARTÍCULO 45. (PROTOCOLO NOTARIAL)” (…)
“II. Forman el protocolo notarial los registros de:
a. Escrituras públicas;
b. Testamentos;
c. Actas protocolares u otros tipos de documentos que por su naturaleza necesiten de protocolización;
d. 
Protestos de letras de cambio;
e. Poderes generales, especiales o colectivos;
f. Certificaciones de firmas y rúbricas;
g. Otros establecidos por Ley.“
(Ley del Notariado Plurinacional)

 

II. Definición de acta de protocolización.-

 Dentro los documentos notariales, el “Acta de protocolización” es una nueva expresión protocolar, que impone la Ley del Notariado Plurinacional (LNP) por el cual se incorpora precisamente al protocolo, un documento que tiene una existencia anterior, a requerimiento de uno o más interesados. Y que por imperio de la ley, no obstante que en el encabezamiento dirá “Acta” debe contener en todo lo que corresponda la estructura de una escritura.

ARTÍCULO 71.- (FORMALIDADES DE LAS ACTAS PROTOCOLARES).
I. Las actas protocolares se extenderán y autorizarán con los formalismos establecidos para las escrituras públicas, en lo que sea compatible con dichas actas, sin perjuicio de las modificaciones que se indican en los Artículos siguientes. 

II. Las actas notariales que correspondan a una misma actuación, se extenderán por orden cronológico, seguirán al documento que se protocoliza cuando exista, y entre sí mismas mantendrán una adecuada continuidad.
III. Las actas protocolares serán suscritas por los interesados cuando así lo establezca la disposición normativa.
IV. En la formulación de las actas protocolares no se requiere unidad de acto, pudiendo franquearse en el momento del acto o después.

(Regl. Ley Notarial)

Hasta ahí, la aparente coincidencia con la escritura: el incorporarse al protocolo y contener su estructura, por lo que se llamará DOCUMENTO PROTOCOLAR; pero en seguida debemos precisar que no obstante el que figure como protocolar (porque reiteramos se incorpora o forma parte del protocolo) en rigor no es una Escritura Pública, por cuanto en su configuración se dispensan la solemnidad, unidad de acto y otros.

III. Elementos que deben contener las actas de protocolización.-

La Ley del Notariado Plurinacional (Ley 483) establece los elementos que debe contener el acta de protocolización:

ARTÍCULO 57. (ACTA DE PROTOCOLIZACIÓN)
El acta de protocolización contendrá:
1. Lugar, fecha y nombre de la notaria o el notario;
2. Materia del documento;
3. El nombre y documento de identidad de las y los interesados;
4. El número de fojas;
5. En caso de orden judicial, el nombre de la autoridad judicial que ordena la protocolización y nombre del secretario, mencionando la resolución que ordena la protocolización con la indicación de estar consentida, ejecutoriada y con denominación de la entidad que solicita la protocolización.

(Ley Notariado, 2014)

Así también el Reglamento a la Ley del Notariado Plurinacional fija los elementos  que a su vez en la conclusión debe asumir:

ARTÍCULO 68.- (CONCLUSIÓN Y ACTA DE PROTOCOLIZACIÓN). 
I. La conclusión opera mediante el asiento en el acta de protocolización por la que se incorpora la escritura pública al protocolo para que surtan los efectos de instrumento público, previa la lectura, las advertencias legales y constancia sobre si los comparecientes firmaron por si o a ruego. 

II. Además de lo establecido en el Artículo 57 de la Ley N° 483, el acta deberá contener un resumen del acto o negocio jurídico a incorporar, así como el número correlativo que le corresponda. 
(Reglamento, Ley Notariado)

III. Aparente contradicción

En cuando a que, si el acta de protocolización debe o no contener un negocio jurídico; algunos creen ver una contradicción en la normativa, por cuando por ejemplo en el reglamento notarial expresa:

“ARTÍCULO 68.- (CONCLUSIÓN Y ACTA DE PROTOCOLIZACIÓN)” (…)
“II. Además de lo establecido en el Artículo 57 de la Ley N° 483, el acta deberá contener un resumen del acto o negocio jurídico a incorporar, así como el número correlativo que le corresponda.”
(Reglamento, Ley Notariado)

 

Y seguidamente establece:

“ARTÍCULO 70.- (ACTAS PROTOCOLARES)
Las actas protocolares por disposición legal no incluyen negocios jurídicos. Los negocios jurídicos que creen modifiquen o extingan derechos se realizarán mediante escritura pública.”
(Reglamento, Ley Notariado)

En rigor –y desde mi punto de vista, por supuesto- no existe tal contradicción; la normativa es diáfana: con el acta de protocolización “se acompaña – se hace parte del protocolo notarial un documento”, a solicitud o requerimiento del legítimamente interesado. Hasta ahí claros ¿Verdad?

Ahora bien, con el acta de protocolización, aún concurriendo los participes (Propietarios y anticresistas) no podríamos constituir directamente un anticrético, o (Propietarios y compradores) una compra venta de inmueble, etc., por cuanto no existen los requisitos ni se cumplen la formalidades de una escritura. Para esos casos, que directamente son constitutivos de derechos y obligaciones, se encuentra la escritura notarial que es lo idóneo.

Insistamos: el fin del acta de protocolización, es únicamente formar parte del protocolo notarial de un determinado documento. Aún, suponiendo un negocio jurídico documento privado con su reconocimiento de firmas ya suscrito por los partícipes, de compra-venta de muebles no sujetos a registro extendido ante un notario en el extranjero, conteniendo las correspondientes legalizaciones consulares y otros, concurre con la misma, digamos, el comprador ante un notario boliviano, acreditando su legítimo interés y solicita se haga parte del protocolo notarial con acta de protocolización mediante; el acto de compra-venta en su forma fue perfeccionado ya como documento privado reconocido en sus firmas, y aun formando parte del protocolo con el acta de protocolización, no significa que tomará la forma de escritura. Sigue siendo documento privado. Y ciertamente para este tipo de casos el Art. 68 del Reglamento notarial referido, en la conclusión del acta debe contener un resumen del acto o negocio jurídico a incorporar al protocolo.

Finalmente, y a modo de ilustración; (Siendo que los documentos a formar parte del protocolo puede ser poderes y documentos del extranjero, una Resolución Municipal digamos por el que se aprueba una división de lotes, u otros) siempre solicitados por el o los interesados, les presentamos un modelo de acta de protocolización:

 

CORRESPONDE

TESTIMONIO

No.       /2016

NUMERO: __________/DOS MIL DIECISEIS AÑOS

DEL ACTA DE PROTOCOLIZACION DEL PODER  ESPECIAL, AMPLIO Y SUFICIENTE, PARA _________________; de fecha ______ del año dos mil ______, otorgado en ___________________(España, Estados Unidos, etc.), por: 2*, en favor del(de la) señor(a) 1*.-

——————-IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII——————-

En ésta ciudad de Cochabamba, Estado Plurinacional de Bolivia, a horas _________ minutos, del día de hoy, _______ de de dos mil dieciséis años, ante mí ____________________, Notaria(o) de Fe Pública número __________, de ésta Capital, ANTE MI, fue  presente el(la) señor(a) 1*, con carnet de identidad número _____ (C.I. ), boliviano(a), mayor de edad, ___soltero(a), de ocupación____, domiciliado(a) en ______,  participando por su propio derecho como ____APODERADO(A)-INTERESADO(A); obligándose voluntariamente, ejerciendo su libertad, otorgando su consentimiento, y a mi juicio con capacidad para suscribir el presente acto, sin que nada me conste en contrario,  a quien de  identificarle en oficina, doy fe y dijo: Que solicita la PROTOCOLIZACIÓN del PODER ESPECIAL, AMPLIO Y SUFICIENTE PARA ___________________, de fecha ___________ del año dos mil ______, otorgado en ___________________, por: 2*, en favor de su persona 1*, el que me fue presentado por dicho(a) requirente en sus originales a fojas ___(dos, tres, etc.), por lo que a continuación de acuerdo con la ley será trascrito literalmente adjunto a sus sellos de legalización y otros conexos, que son del tenor que sigue:- – – – – – – – – – – – – –  – – – –

TRANSCRIPCION DE LA CARATULA DE LEGALIZACION:

TRANSCRIPCION DEL PODER.-

 

TRANSCRIPCION DE LA LEGALIZACION.-

 

CONCLUSIÓN.-  Es conforme con el _____(Poder, Carátula y legalización).- En fe de lo cual el(la) compareciente interesado(a), por sus propios derechos, previa lectura de principio a fin y explicación por parte del suscrito notario, ratifica el tenor íntegro de la presente Acta de protocolización, y la da por bien efectuada, sin ninguna nota de observación, en prueba de lo expuesto deja su impresión digital del pulgar derecho y firma junto conmigo el notario.- La presente PROTOCOLIZACION DEL PODER  ESPECIAL, AMPLIO Y SUFICIENTE, PARA _________________, se incorpora al protocolo bajo el numero ___________/ DOS MIL DIECISÉIS, del año cursante, que corre a mi cargo, de todo lo que doy fe.- Firma e Impresión Digital de: 1*.- C.I. Nº _____1c*; INTERESADO(A).- – ANTE MI: Dr(A). _____________________.- ABOGADO(A) NOTARIO(A) DE FE PUBLICA No.___.- Cochabamba – Bolivia.- – – CONCUERDA, EL PRESENTE TESTIMONIO DEL ACTA DE PROTOCOLIZACIÓN CON SU PIEZA MATRIZ DE SU REFERENCIA, EL QUE CONFRONTADO, FIEL Y CORREGIDO LEGALMENTE LO AUTORIZO, SIGNO, SELLO Y FIRMO EN LA CIUDAD DE COCHABAMBA, EN LA FECHA DE SU EXPEDICIÓN.-

 

 

_________________________

Sellos, signo y firma del Notario

 

 

 

 ——————-

 

NORMATIVA VIGENTE

LEY DEL NOTARIADO PLURINACIONAL

 

ARTÍCULO 57. (ACTA DE PROTOCOLIZACIÓN).-

El acta de protocolización contendrá:

  1. Lugar, fecha y nombre de la notaria o el notario;
  2. Materia del documento;
  3. El nombre y documento de identidad de las y los interesados;
  4. El número de fojas;
  5. En caso de orden judicial, el nombre de la autoridad judicial que ordena la protocolización y nombre del secretario, mencionando la resolución que ordena la protocolización con la indicación de estar consentida, ejecutoriada y con denominación de la entidad que solicita la protocolización.

 

————–

 

Reglamento a la Ley del Notariado Plurinacional

 

ARTÍCULO 68.- (CONCLUSIÓN Y ACTA DE PROTOCOLIZACIÓN).

  1. La conclusión opera mediante el asiento en el acta de protocolización por la que se incorpora la escritura pública al protocolo para que surtan los efectos de instrumento público, previa la lectura, las advertencias legales y constancia sobre si los comparecientes firmaron por si o a ruego.

 

  1. Además de lo establecido en el Artículo 57 de la Ley N° 483, el acta deberá contener un resumen del acto o negocio jurídico a incorporar, así como el número correlativo que le corresponda.

ARTÍCULO 70.- (ACTAS PROTOCOLARES). Las actas protocolares por disposición legal no incluyen negocios jurídicos. Los negocios jurídicos que creen modifiquen o extingan derechos se realizarán mediante escritura pública.

ARTÍCULO 71.- (FORMALIDADES DE LAS ACTAS PROTOCOLARES).

I. Las actas protocolares se extenderán y autorizarán con los formalismos establecidos para las escrituras públicas, en lo que sea compatible con dichas actas, sin perjuicio de las modificaciones que se indican en los Artículos siguientes.

II. Las actas notariales que correspondan a una misma actuación, se extenderán por orden cronológico, seguirán al documento que se protocoliza cuando exista, y entre sí mismas mantendrán una adecuada continuidad.

III. Las actas protocolares serán suscritas por los interesados cuando así lo establezca la disposición normativa.

IV. En la formulación de las actas protocolares no se requiere unidad de acto, pudiendo franquearse en el momento del acto o después.

ARTÍCULO 72.- (RECONOCIMIENTO DE FIRMAS Y RÚBRICAS). El reconocimiento de firmas y rúbricas se consolida en el acta de protocolización de documento privado, que incorpora los documentos o minutas reconocidas en el protocolo.

 

—————–ooOoo—————–

BIBLIOGRAFIA

CABANELLAS DE TORRES, GUILLERMO, Diccionario jurídico elemental,  Editorial Heliasta S.R.L. Undecima Edición 1993.
(Dicc. Jur. Cabanellas)

LEY DEL NOTARIADO PLURINACIONAL, promulgado el 25 de enero de 2014.-
(Ley Notariado, 2014)

REGLAMENTO A LA LEY DEL NOTARIADO PLURINACIONAL D.S. 2189
(Reglamento, Ley Notariado)

MARIACA VALVERDE, JUANA AIDEE, Teoría y técnica notarial, La Paz, Bolivia, Editorial Artes Gráficas “Sagitario” Año 2006.
(Teoría y Técnica Not. Mariaca)

NOTARIADO ORG.; Actas Notariales [Artículo Web] disponible en http://www.notariado.org/liferay/web/notariado/actas-notariales
Actas notariales, Notariado Org)

VILLARROEL, RAMIRO, Fundamentos de Derecho Notarial, Editorial Nuevo Horizonte, 2004.
(Fundam. D. Not. Villarroel)

 

Anuncios

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s