ACTOS DE DILIGENCIAMIENTO E INTIMACIÓN

(Entrega de “cartas notariadas”)

Iván Rosales Chipani
Notario de fe pública – Docente universitario

I. Definición.

Los actos de diligenciamiento e intimación, son documentos extraprotocolares que mediante la intervención del(de la) notario(a) acreditan la comunicación que el requirente hace a una tercera persona, señalando el lugar, fecha y hora de esa comunicación. Las copias de este oficio, misiva, nota de intimación o exigencia del emisor sumado al acta de su diligencia de entrega por el notario (sea esta diligencia positiva o negativa en el logro de su entrega a su destinatario o la salvedad en caso de ser infructuosa la misma u otra circunstancia), deben ser archivadas cronológicamente por el Notario y bajo numeración en un registro extraprotocolar por seguridad.

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II. Carta simple de su emisor, carta notarial y acto de diligencia de entrega.

Con la designación genérica “carta notariada” muchos asumen erróneamente la diligencia de su entrega. Por esto, se hace necesario precisar la diferencia a la carta común, de la carta notarial y de estos a su vez con la posible diligencia de entrega notarial que como veremos, cada uno representan diferentes momentos, surten efectos diferentes y el tercero no se limita solo a las cartas.

2.1.- Carta.

Hasta hace poco –previo al advenimiento del correo electrónico y las redes sociales–, con una carta corriente regularmente se presumía que era aquella por la que se sostenía correspondencia, y que ésta tenía y todavía tiene normalmente un carácter íntimo cuando como medio básico de comunicación escrita se vinculaban directamente el emisor y el destinatario sin ningún otro intermediario, resaltándose ese su carácter íntimo y normalmente no público.

2.2.- Carta Notariada.

Pues bien cuando a una carta u otro escrito o nota, se le quiere dar, digamos una trascendencia pública formal, por su mismo emisor puede recurrir a un notario de fe pública, y con el concurso de este profesional esa carta puede certificarse, o adquirir una trascendencia que el requirente-emisor busca voluntariamente, declarando dicho transmisor por ejemplo que él la formuló y/o que es el autor y se hace por lo tanto responsable del contenido de esa misiva, para fines consiguientes en general; pero cuidado: hasta aquí esa certificación no prueba que el específico destinatario ha tomado conocimiento.

2.3.- Acto de Diligencia de entrega e intimación.

Ahora bien diferenciando a los anteriores, el acto de diligencia e intimación con esa carta, memorándum u otro instrumento o comunicación (Art. 70 Ley 483), es –sin lugar a dudas–, un acto previsto por la Ley 483 por el que de forma inequívoca el emisor toma el servicio del notario de fe pública, para que personal e indelegablemente el(la) detentador(a) de la fe pública en el manejo de su investidura y profesionalidad –en el ámbito territorial de su nombramiento–, se desplace e imprima la diligencia de “entrega” al finalista receptor, certificando puntualmente el acto de transmisión física de esa nota, carta, memorándum u otro instrumento, probando así –ésta vez– de forma pública y documentada el acto. 

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III. La indelegabilidad

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El notario en todos sus actos opera y da fe pública por delegación del estado. Ahora bien, esa fe el notario la debe suministrar profesional y personalmente, no la puede delegar a terceros (Art. 20 p. y Art. 105 f. Ley 483), en caso de delegarlo sería una falta grave e inclusive –a decir de algunos notarialistas–, equivaldría a  cierta renuncia al indelegable e importante cargo que le fue conferido por ley.-

En el presente caso de los actos de diligenciamiento de entrega e intimación, es mucho más gráfico y patente: el notario que presta ese servicio debe inexcusablemente imprimir personalmente el servicio y certificar el acto, y no encargarlo ni comisionarlo a otro, así ese otro sea su auxiliar o dependiente de confianza.

Lo expuesto –la indelegabilidad de la fe pública–, se extiende al hecho de que, ese acto de diligencia por el depositario de la fe pública lo debe efectuar en primera persona y por sí mismo como representante de la fe del estado, sin condicionamiento de firma de testigo o testigos por esa su fe. Por cuanto, si estos terceros estuvieran participando anómalamente así (oficiando de «testigos»), estuvieran dando fe de la fe que ya es pública, y el notario ese momento la estuviera delegando arbitrariamente –y que como dijimos esa fe pública la detenta solo él por imperio de la ley–.

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IV. Ni notificación, ni citación: Certificación de entrega

Las notificaciones, citaciones y otros, son comunicaciones propias de las actuaciones jurisdiccionales; fuera de la práctica de forma física y tradicional de estos, hoy inclusive se la efectúan a través de medios electrónicos y telemáticos, mediante el cual se hace saber a las partes los acuerdos, resoluciones y otros actuados dictados por los órganos jurisdiccionales.

Pues bien, cuando al diligenciamiento e intimación –un acto estrictamente notarial– se pretende explicar desde una óptica jurisdiccional por procesalistas y/o juristas ajenos al  notariado, recibe una serie de distorsiones, que apuntan a tomarlo como un símil de la citación o notificación, que son propios de materia judicial como tenemos apuntado, y por ello algún funcionario inclusive asume equivocadamente que el acto de diligenciamiento e intimación puede efectuarse por “cedula” (Pegando la carta o instrumento en el muro o puerta, e inclusive con la participación firmada de testigo o testigos) veamos, como burda analogía de la citación o notificación judicial, del que reiteramos el acto notarial de análisis, es ajeno.

En todo caso esta atribución notarial, que si bien en origen fue impuesta por la aplicación práctica en nuestro foro, a fin de dar mayor validez y constancia legal a ciertas actuaciones que interesan a las personas, mediante la intervención del Notario de Fe Pública, se instituyó normativamente en la actual Ley del Notariado Plurinacional (Art. 70 LNP y Arts. 83 y 84 de su Reglamento)

En rigor la actuación del notario o notaria en este tipo de servicio no es notificar, ni el hecho se llama notificación, sino la DILIGENCIA como su nombre dice es entregar, En consecuencia, podemos afirmar que la entrega de carta notarial o diligenciamiento e intimación, notarialmente es certificación del acto de esa ENTREGA.

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V. La Diligencia y las posibilidades de practicarla

Para la realización de estos “Actos de diligenciamiento e intimación”, fuera de otras que podrían darse, de manera general nos vamos a referir a tres posibilidades de su práctica:

4.1.- La entrega de forma corriente:

Requerido el notario, hace entrega de la carta, memorando e instrumento que correspondiera al destinatario o receptor en el domicilio fijado por el requirente; el acta labrado para este efecto debe describir todas las circunstancias de la entrega, día, hora, domicilio, aspectos importantes como la negativa a recibir (si ese fuera el caso), las condiciones del lugar de la entrega y otros elementos necesarios como por ejemplo “rehusó firmar en constancia o se negó recibir la carta o documento correspondiente, etc.”.

Si el destinatario no se encontrare, pero una persona mayor y hábil puede recibir por éste, naturalmente se le hace entrega haciéndose constar en acta esa circunstancia.

Por otro lado, la notaria o el notario de fe pública, debe relatar en el acta las diversas manifestaciones, del requirente y de la persona finalista a quien se practica la diligencia (destinatario).-

4.2.- Si el destinatario no es habido u otros casos

Si no se le encuentra al destinatario, ni persona que pudiera recibir por este en su domicilio, el notario reflejará detalladamente esa circunstancia labrando el cierre de su acta, con lo que culminará su diligencia. Lo mismo que estando en el domicilio señalado por el requirente, y si este por datos de los que habitan el mismo se aclara que no conocen al destinatario, o la dirección es errónea, el notario también describirá esta circunstancia, cerrando su acta.

4.3.- El emisor de otro distrito.

Cuando debe practicarse la diligencia de entrega e intimación de un oficio, memorando o instrumento que correspondiera de otro distrito judicial, por ejemplo de Santa Cruz a un destinatario de Cochabamba, podrían darse las siguientes posibilidades:

a) Que tratándose de una empresa o persona jurídica con oficinas en varios departamentos del país, el representante legal del domicilio del destinatario de la diligencia –tratandose de la misma empresa-persona jurídica–, podría tranquilamente acreditando su personería solicitar al notario de ese lugar y tramitar la diligencia.

b) Empero, tratándose de personas físicas, la práctica ha proporcionado varias formas, pero a los fines de dotar una mayor seguridad jurídica, señalamos una: podría el emisor –que por ejemplo estuviera en otro distrito, digamos La Paz–, y que no pudiera trasladarse personalmente a Cochabamba que es domicilio del destinatario; podría ante un notario de su origen (en el ejemplo: La Paz) pedir que se certifique el contenido, la carta y/o solicitud, firmando un acta en constancia ante ese notario y tal vez podría añadir que para efectos de su diligencia de entrega en Cochabamba a su receptor: “autoriza a su pariente o amigo(a) a fulano(a) de tal______, con C.I. No. ______”. Con dicha constancia y autorización de gestión, el amigo o pariente comisionado en Cochabamba, procederá –requiriendo a un notario mediante, en este caso de Cochabamba–, a efectuar y culminar con la diligencia de entrega e intimación con otra acta correspondiente.

Reiteramos pueden existir otras formas que suministran los usos, costumbre y práctica –que como sabemos son fuentes del derecho notarial–;  pero las mismas deben ofrecer un mínimo respaldo documental, que asegure sin lugar a duda: la autoría de la emisión, del requerimiento y otros. 

Las copias de los documentos, oficio, u otros, sumado al acta de diligencia de entrega, como todo documento extraprotocolar, deben archivarse en un conjunto, foliado y con registro consecutivo para constancia de la actuación y demás fines tendientes a la seguridad.

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Iván Rosales Chipani

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NORMATIVA

LEY DEL NOTARIADO PLURINACIONAL

ARTÍCULO 70. (CERTIFICACIÓN DE ENTREGA DE CARTAS NOTARIALES Y REGISTRO).-

I. La notaria o el notario certificará la entrega de cartas e instrumentos que los interesados le soliciten, al domicilio del destinatario o en el lugar que éste sea habido, dentro del ámbito territorial de su nombramiento.

II. La notaria o el notario llevará un registro y anotará en orden cronológico las cartas notariales.

Reglamento a la Ley del Notariado

ARTÍCULO 83.- (DILIGENCIAMIENTO E INTIMACIÓN). Los diligenciamientos e intimaciones se harán a la persona y en el domicilio o sitio designado por el requirente.

ARTÍCULO 84.- (MODO DE EJECUTAR EL DILIGENCIAMIENTO E INTIMACIÓN).

I. La persona con quien se cumple la diligencia será invitada a firmar la constancia. Si se niega a firmar, bastará la mención de la notaria o el notario de fe pública en el acta.

II. Si la persona a quien se debe diligenciar o intimar, no fuera encontrada en el domicilio o sitio indicado por el requirente, se practicará la diligencia con cualquier persona mayor de edad que atienda a la notaria o el notario de fe pública. Si ésta se niega a dar su nombre, a indicar su estado o su relación con el requerido, se hará constar en el acta.

III. La notaria o el notario de fe pública, deberá consignar en el acta las manifestaciones del requirente y la declaración que le formulará el requerido o de la persona con la que se practica la diligencia.

IV. Cuando la dirección proporcionada por el requirente no fuera la correcta, se hará constar en el acta que se levante al efecto.

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