El acta de protocolización

Ivanplus

Dr. Iván Edwin Rosales Chipani
Notario de Fe Pública
actass

Acta de protocolización, es aquel acto, por el cual se incorpora un documento al protocolo a requerimiento de uno o más interesados.

I. Actas notariales. Generalidades.-

De manera general el notario(a) de fe pública extiende y autoriza actas en el que se consignan los hechos y circunstancias que presencia o le conste a este dador de fe y que por su naturaleza no sean materia de contrato.

Las actas notariales tienen como contenido la constatación de hechos o la percepción que de los mismos tenga el notario, siempre que por su índole no puedan calificarse de actos y contratos, así como sus juicios y calificaciones. 
(Actas notariales, Notariado Org).

El objeto del acta notarial son, por tanto, el fijar los hechos, a diferencia de otros documentos notariales, como las escrituras públicas, que como son de orden constitutivo (Constituyen derechos y obligaciones), en las que se recogen contratos.

La autorización de las actas generalmente resultan ser más flexibles que la de las de escrituras, sin embargo posee también límites:

Así, será necesario: un interés legítimo por parte de quien inste el acta; que la conducta que se pide al notario sea legal en sí misma (que no viole la intimidad, la propia imagen o el domicilio de los demás, por ejemplo); que no se invadan esferas judiciales o administrativas (no cabe, por ejemplo, requerir a la Administración que ya tiene sus canales para este objetivo, ni recoger manifestaciones que pertenezcan al ámbito penal); que la actuación notarial no sea sorpresiva (vgr., el notario deberá hacer saber al requerido su calidad de notario, el objeto de su presencia, así como su derecho a contestar); que el acta no recoja consideraciones que requieran conocimientos periciales que el notario no tiene porque tener. 
(Actas notariales, Notariado Org)

 

Y pese a que siempre el notario actuará a requerimiento, lo deberá hacer de forma imparcial; es decir, que, no obstante el que deba recoger el interés particular del que le requiere, no puede obviar ni toda ni la parte de la verdad que se ponga a su juicio constatar, ni recoger “ni vestir” esa realidad que lleven a  una confusión.

Valdrá solamente esa breve introducción para establecer lo que se consideran actas notariales en general. (En otro acápite o contenido, hablaremos con mayor detenimiento de lo que son las actas, sus partes, diferencias con la escritura y otros), por lo pronto, lo que antecede nos sirve como un preámbulo para abordar las actas de protocolización.

Veremos también que las actas se identifican, ante todo, por su forma y por su objeto. De entre estos el que nos interesa develar en el presente capítulo, son por supuesto las actas que tienen como aspecto dominante su forma:

Por su forma las actas notariales pueden ser:

a) Extra protocolares: Esta es la principal característica de la mayoría de las actas notariales, por cuanto, se emiten fuera del protocolo notarial y circulan en el tráfico jurídico, en sus originales como tales (Extra protocolares, por cuanto sus originales se extienden a los requirentes, el notario se queda solo con una copia en archivo –todo lo inverso a los protocolares cuyos originales o matrices se archivan–, entonces desde inicio no forman parte del protocolo notarial), de entre estas actas extra protocolares se encuentran: Las actas de declaración, de comprobación, de comunicación, de registro, etc.

ARTÍCULO 67. (DOCUMENTOS NOTARIALES EXTRA-PROTOCOLARES)
I. Los documentos notariales extra-protocolares son:
a. Las actas notariales;
b. Las certificaciones;
c. Intervenciones en sorteos y concursos;
d.Otros determinados por Ley.
II. Sus características y procedimientos estarán regulados por reglamento. 
(Ley del Notariado Plurinacional)

 

b) Protocolares: Aquí cabe dejar constancia dos actas: 1.- aquellas actas, que si bien nacieron siendo extra-protocolares y luego forman parte del protocolo, de 2.- aquellas actas propiamente protocolares.

Respecto de las primera por ejemplo un acta de verificación e inventario, pero que luego, por el hecho de ser necesarios su constancia en un acto o negocio jurídico (Por ejemplo una compra-venta de un departamento amoblado, o el anticrético de éste), se conviene que dicha acta notarial de inventario forme parte de la escritura de la compra-venta o anticrético, y por ello finalmente esa acta integrará así el protocolo notarial.-

En cuanto a las actas propiamente protocolares, como su nombre indica, son las enteramente protocolares, valga la redundancia. Es decir se emiten y forman parte del protocolo, o para decirlo mejor, son aquellas actas, que en su aspecto emulan a las escrituras, y que tienen por fin incorporar un documento al protocolo notarial. Este acta nace para ser directamente protocolar (Nunca fue Extra-protocolar) lo que sí pudo ser extra protocolar es el documento que se va a incorporar en merito a esta acta de protocolización.-

ARTÍCULO 44. (DOCUMENTOS PROTOCOLARES)
Los documentos protocolares son las escrituras originales o matrices de los actos, hechos y negocios jurídicos, compilados y archivados en un protocolo.
“ARTÍCULO 45. (PROTOCOLO NOTARIAL)” (…)
“II. Forman el protocolo notarial los registros de:
a. Escrituras públicas;
b. Testamentos;
c. Actas protocolares u otros tipos de documentos que por su naturaleza necesiten de protocolización;
d. 
Protestos de letras de cambio;
e. Poderes generales, especiales o colectivos;
f. Certificaciones de firmas y rúbricas;
g. Otros establecidos por Ley.“
(Ley del Notariado Plurinacional)

 

II. Definición de acta de protocolización.-

 Dentro los documentos notariales, el “Acta de protocolización” es una nueva expresión protocolar, que impone la Ley del Notariado Plurinacional (LNP) por el cual se incorpora precisamente al protocolo, un documento que tiene una existencia anterior, a requerimiento de uno o más interesados. Y que por imperio de la ley, no obstante que en el encabezamiento dirá “Acta” debe contener en todo lo que corresponda la estructura de una escritura.

ARTÍCULO 71.- (FORMALIDADES DE LAS ACTAS PROTOCOLARES).
I. Las actas protocolares se extenderán y autorizarán con los formalismos establecidos para las escrituras públicas, en lo que sea compatible con dichas actas, sin perjuicio de las modificaciones que se indican en los Artículos siguientes. 

II. Las actas notariales que correspondan a una misma actuación, se extenderán por orden cronológico, seguirán al documento que se protocoliza cuando exista, y entre sí mismas mantendrán una adecuada continuidad.
III. Las actas protocolares serán suscritas por los interesados cuando así lo establezca la disposición normativa.
IV. En la formulación de las actas protocolares no se requiere unidad de acto, pudiendo franquearse en el momento del acto o después.

(Regl. Ley Notarial)

Hasta ahí, la aparente coincidencia con la escritura: el incorporarse al protocolo y contener su estructura, por lo que se llamará DOCUMENTO PROTOCOLAR; pero en seguida debemos precisar que no obstante el que figure como protocolar (porque reiteramos se incorpora o forma parte del protocolo) en rigor no es una Escritura Pública, por cuanto en su configuración se dispensan la solemnidad, unidad de acto y otros.

III. Elementos que deben contener las actas de protocolización.-

La Ley del Notariado Plurinacional (Ley 483) establece los elementos que debe contener el acta de protocolización:

ARTÍCULO 57. (ACTA DE PROTOCOLIZACIÓN)
El acta de protocolización contendrá:
1. Lugar, fecha y nombre de la notaria o el notario;
2. Materia del documento;
3. El nombre y documento de identidad de las y los interesados;
4. El número de fojas;
5. En caso de orden judicial, el nombre de la autoridad judicial que ordena la protocolización y nombre del secretario, mencionando la resolución que ordena la protocolización con la indicación de estar consentida, ejecutoriada y con denominación de la entidad que solicita la protocolización.

(Ley Notariado, 2014)

Así también el Reglamento a la Ley del Notariado Plurinacional fija los elementos  que a su vez en la conclusión debe asumir:

ARTÍCULO 68.- (CONCLUSIÓN Y ACTA DE PROTOCOLIZACIÓN). 
I. La conclusión opera mediante el asiento en el acta de protocolización por la que se incorpora la escritura pública al protocolo para que surtan los efectos de instrumento público, previa la lectura, las advertencias legales y constancia sobre si los comparecientes firmaron por si o a ruego. 

II. Además de lo establecido en el Artículo 57 de la Ley N° 483, el acta deberá contener un resumen del acto o negocio jurídico a incorporar, así como el número correlativo que le corresponda. 
(Reglamento, Ley Notariado)

III. Aparente contradicción

En cuando a que, si el acta de protocolización debe o no contener un negocio jurídico; algunos creen ver una contradicción en la normativa, por cuando por ejemplo en el reglamento notarial expresa:

“ARTÍCULO 68.- (CONCLUSIÓN Y ACTA DE PROTOCOLIZACIÓN)” (…)
“II. Además de lo establecido en el Artículo 57 de la Ley N° 483, el acta deberá contener un resumen del acto o negocio jurídico a incorporar, así como el número correlativo que le corresponda.”
(Reglamento, Ley Notariado)

 

Y seguidamente establece:

“ARTÍCULO 70.- (ACTAS PROTOCOLARES)
Las actas protocolares por disposición legal no incluyen negocios jurídicos. Los negocios jurídicos que creen modifiquen o extingan derechos se realizarán mediante escritura pública.”
(Reglamento, Ley Notariado)

En rigor –y desde mi punto de vista, por supuesto- no existe tal contradicción; la normativa es diáfana: con el acta de protocolización “se acompaña – se hace parte del protocolo notarial un documento”, a solicitud o requerimiento del legítimamente interesado. Hasta ahí claros ¿Verdad?

Ahora bien, con el acta de protocolización, aún concurriendo los participes (Propietarios y anticresistas) no podríamos constituir directamente un anticrético, o (Propietarios y compradores) una compra venta de inmueble, etc., por cuanto no existen los requisitos ni se cumplen la formalidades de una escritura. Para esos casos, que directamente son constitutivos de derechos y obligaciones, se encuentra la escritura notarial que es lo idóneo.

Insistamos: el fin del acta de protocolización, es únicamente formar parte del protocolo notarial de un determinado documento. Aún, suponiendo un negocio jurídico documento privado con su reconocimiento de firmas ya suscrito por los partícipes, de compra-venta de muebles no sujetos a registro extendido ante un notario en el extranjero, conteniendo las correspondientes legalizaciones consulares y otros, concurre con la misma, digamos, el comprador ante un notario boliviano, acreditando su legítimo interés y solicita se haga parte del protocolo notarial con acta de protocolización mediante; el acto de compra-venta en su forma fue perfeccionado ya como documento privado reconocido en sus firmas, y aun formando parte del protocolo con el acta de protocolización, no significa que tomará la forma de escritura. Sigue siendo documento privado. Y ciertamente para este tipo de casos el Art. 68 del Reglamento notarial referido, en la conclusión del acta debe contener un resumen del acto o negocio jurídico a incorporar al protocolo.

Finalmente, y a modo de ilustración; (Siendo que los documentos a formar parte del protocolo puede ser poderes y documentos del extranjero, una Resolución Municipal digamos por el que se aprueba una división de lotes, u otros) siempre solicitados por el o los interesados, les presentamos un modelo de acta de protocolización:

 

CORRESPONDE

TESTIMONIO

No.       /2016

NUMERO: __________/DOS MIL DIECISEIS AÑOS

DEL ACTA DE PROTOCOLIZACION DEL PODER  ESPECIAL, AMPLIO Y SUFICIENTE, PARA _________________; de fecha ______ del año dos mil ______, otorgado en ___________________(España, Estados Unidos, etc.), por: 2*, en favor del(de la) señor(a) 1*.-

——————-IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII——————-

En ésta ciudad de Cochabamba, Estado Plurinacional de Bolivia, a horas _________ minutos, del día de hoy, _______ de de dos mil dieciséis años, ante mí ____________________, Notaria(o) de Fe Pública número __________, de ésta Capital, ANTE MI, fue  presente el(la) señor(a) 1*, con carnet de identidad número _____ (C.I. ), boliviano(a), mayor de edad, ___soltero(a), de ocupación____, domiciliado(a) en ______,  participando por su propio derecho como ____APODERADO(A)-INTERESADO(A); obligándose voluntariamente, ejerciendo su libertad, otorgando su consentimiento, y a mi juicio con capacidad para suscribir el presente acto, sin que nada me conste en contrario,  a quien de  identificarle en oficina, doy fe y dijo: Que solicita la PROTOCOLIZACIÓN del PODER ESPECIAL, AMPLIO Y SUFICIENTE PARA ___________________, de fecha ___________ del año dos mil ______, otorgado en ___________________, por: 2*, en favor de su persona 1*, el que me fue presentado por dicho(a) requirente en sus originales a fojas ___(dos, tres, etc.), por lo que a continuación de acuerdo con la ley será trascrito literalmente adjunto a sus sellos de legalización y otros conexos, que son del tenor que sigue:- – – – – – – – – – – – – –  – – – –

TRANSCRIPCION DE LA CARATULA DE LEGALIZACION:

TRANSCRIPCION DEL PODER.-

 

TRANSCRIPCION DE LA LEGALIZACION.-

 

CONCLUSIÓN.-  Es conforme con el _____(Poder, Carátula y legalización).- En fe de lo cual el(la) compareciente interesado(a), por sus propios derechos, previa lectura de principio a fin y explicación por parte del suscrito notario, ratifica el tenor íntegro de la presente Acta de protocolización, y la da por bien efectuada, sin ninguna nota de observación, en prueba de lo expuesto deja su impresión digital del pulgar derecho y firma junto conmigo el notario.- La presente PROTOCOLIZACION DEL PODER  ESPECIAL, AMPLIO Y SUFICIENTE, PARA _________________, se incorpora al protocolo bajo el numero ___________/ DOS MIL DIECISÉIS, del año cursante, que corre a mi cargo, de todo lo que doy fe.- Firma e Impresión Digital de: 1*.- C.I. Nº _____1c*; INTERESADO(A).- – ANTE MI: Dr(A). _____________________.- ABOGADO(A) NOTARIO(A) DE FE PUBLICA No.___.- Cochabamba – Bolivia.- – – CONCUERDA, EL PRESENTE TESTIMONIO DEL ACTA DE PROTOCOLIZACIÓN CON SU PIEZA MATRIZ DE SU REFERENCIA, EL QUE CONFRONTADO, FIEL Y CORREGIDO LEGALMENTE LO AUTORIZO, SIGNO, SELLO Y FIRMO EN LA CIUDAD DE COCHABAMBA, EN LA FECHA DE SU EXPEDICIÓN.-

 

 

_________________________

Sellos, signo y firma del Notario

 

 

 

 ——————-

 

NORMATIVA VIGENTE

LEY DEL NOTARIADO PLURINACIONAL

 

ARTÍCULO 57. (ACTA DE PROTOCOLIZACIÓN).-

El acta de protocolización contendrá:

  1. Lugar, fecha y nombre de la notaria o el notario;
  2. Materia del documento;
  3. El nombre y documento de identidad de las y los interesados;
  4. El número de fojas;
  5. En caso de orden judicial, el nombre de la autoridad judicial que ordena la protocolización y nombre del secretario, mencionando la resolución que ordena la protocolización con la indicación de estar consentida, ejecutoriada y con denominación de la entidad que solicita la protocolización.

 

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Reglamento a la Ley del Notariado Plurinacional

 

ARTÍCULO 68.- (CONCLUSIÓN Y ACTA DE PROTOCOLIZACIÓN).

  1. La conclusión opera mediante el asiento en el acta de protocolización por la que se incorpora la escritura pública al protocolo para que surtan los efectos de instrumento público, previa la lectura, las advertencias legales y constancia sobre si los comparecientes firmaron por si o a ruego.

 

  1. Además de lo establecido en el Artículo 57 de la Ley N° 483, el acta deberá contener un resumen del acto o negocio jurídico a incorporar, así como el número correlativo que le corresponda.

ARTÍCULO 70.- (ACTAS PROTOCOLARES). Las actas protocolares por disposición legal no incluyen negocios jurídicos. Los negocios jurídicos que creen modifiquen o extingan derechos se realizarán mediante escritura pública.

ARTÍCULO 71.- (FORMALIDADES DE LAS ACTAS PROTOCOLARES).

I. Las actas protocolares se extenderán y autorizarán con los formalismos establecidos para las escrituras públicas, en lo que sea compatible con dichas actas, sin perjuicio de las modificaciones que se indican en los Artículos siguientes.

II. Las actas notariales que correspondan a una misma actuación, se extenderán por orden cronológico, seguirán al documento que se protocoliza cuando exista, y entre sí mismas mantendrán una adecuada continuidad.

III. Las actas protocolares serán suscritas por los interesados cuando así lo establezca la disposición normativa.

IV. En la formulación de las actas protocolares no se requiere unidad de acto, pudiendo franquearse en el momento del acto o después.

ARTÍCULO 72.- (RECONOCIMIENTO DE FIRMAS Y RÚBRICAS). El reconocimiento de firmas y rúbricas se consolida en el acta de protocolización de documento privado, que incorpora los documentos o minutas reconocidas en el protocolo.

 

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BIBLIOGRAFIA

CABANELLAS DE TORRES, GUILLERMO, Diccionario jurídico elemental,  Editorial Heliasta S.R.L. Undecima Edición 1993.
(Dicc. Jur. Cabanellas)

LEY DEL NOTARIADO PLURINACIONAL, promulgado el 25 de enero de 2014.-
(Ley Notariado, 2014)

REGLAMENTO A LA LEY DEL NOTARIADO PLURINACIONAL D.S. 2189
(Reglamento, Ley Notariado)

MARIACA VALVERDE, JUANA AIDEE, Teoría y técnica notarial, La Paz, Bolivia, Editorial Artes Gráficas “Sagitario” Año 2006.
(Teoría y Técnica Not. Mariaca)

NOTARIADO ORG.; Actas Notariales [Artículo Web] disponible en http://www.notariado.org/liferay/web/notariado/actas-notariales
Actas notariales, Notariado Org)

VILLARROEL, RAMIRO, Fundamentos de Derecho Notarial, Editorial Nuevo Horizonte, 2004.
(Fundam. D. Not. Villarroel)

 

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JURISDICCIÓN CONTENCIOSA Y “JURISDICCIÓN VOLUNTARIA”

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Publicado el 20 de noviembre de 2012
Ivanplus
Dr. Iván Edwin Rosales Chipani
Notario

     SUMARIO:

1.- PALABRAS CLAVE.-

2.- DESARROLLO.-

2.1.- Jurisdicción

Contenciosa.-

2.2.- “Jurisdicción

Voluntaria”.-

3.- Diferencias entre la  Jurisdicción Contenciosa de la mal llamada “jurisdicción voluntaria”, como parte de la función notarial.

4.- CONCLUSIONES.-

Bibliografía.-

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1.- PALABRAS CLAVE.-

Jurisdicción, contencioso, contenciosa, voluntaria, procedimiento, función, notarial, contradictorios, controversia, contradicción, litigio, contienda, jurisdiccional, solemnidad, actos, juez, jueces, fe pública, acción, participantes, pedimento, demanda, solicitud, reintegradora, preventiva, sentencia, cosa juzgada, prevención, legitimidad, autenticidad, notoriedad.

2.- DESARROLLO.-

2.1.- Jurisdicción Contenciosa

 Conviniendo con Wilson A. Vásquez Ramírez en su artículo: “Jurisdicción voluntaria notarial y función jurisdiccional”, de manera somera y genérica podríamos definir la jurisdicción contenciosa como:

 “aquella, ante la cual se tramitan los juicios contenciosos o contradictorios. Existe controversia o contradicción entre las partes; se requiere de un juez y de una decisión que la dirima. Hay litigio, contienda, controversia o discusión. La Jurisdicción contenciosa es la jurisdicción propiamente dicha.” (Vasquez, Jurisd. Vol. Not 2012)

Consiguientemente, la jurisdicción contenciosa, conforme a que se trate de tal o cual materia, podrá ser de varias clases: civil, penal, constitucional, mercantil, laboral, agraria y de lo contencioso administrativo y por ende, también jurisdicción contenciosa militar.

De igual forma siguiendo nuevamente a Vásquez Ramírez, establecer también que:

“hay jurisdicción contenciosa derivada del fuero especial de que están investidos los altos funcionarios públicos, cuando para ser juzgados por delitos oficiales y comunes que comentan, la Asamblea Legislativa deba declarar si hay lugar a formación de causa, Se trata de otro caso en que hay función jurisdiccional desde el punto de vista material, no desde el punto de vista formal, ya que no corresponde a este órgano del Estado la administración de justicia.” (Vasquez, Jurisd. Vol. Not 2012)

Pero dejemos clara constancia que la finalidad de la jurisdicción en general no es otra cosa que la resolución de litigios, mediante la eficaz aplicación del derecho y de los criterios de justicia; Por otro lado, “el elemento objetivo de la función jurisdiccional consiste precisamente en el litigio sobre el que se ejerce dicha función.” (Yahoo, Tipos Jurisdicc 2012)

2.2.- “Jurisdicción Voluntaria”.-

La función jurisdiccional explicada en sus características precedentemente, deja cristalina evidencia de que la jurisdicción voluntaria no posee, en ningún grado o forma alguna, naturaleza jurisdiccional, por cuanto carece de finalidad y elementos objetivos propios de esta función publica.

Couture como Alcalá – Zamora, en su momento han dejado expresa constancia inclusive que la llamada jurisdicción voluntaria, no es jurisdicción ni es voluntaria.

Veamos. No cabe dentro lo comprendido a la jurisdicción, por los motivos señalados; y tampoco debe asumirse como voluntaria, porque:

“normalmente la promoción de los procedimientos llamados de jurisdicción voluntaria, no obedece a la libre voluntad del interesado, sino que viene impuesta por la ley.” (Yahoo, Tipos Jurisdicc 2012)

No obstante, para otros tratadistas cuyo marco de pensamiento guía cierto eclecticismo:

“Jurisdicción voluntaria, al contrario de lo que ocurre en la jurisdicción contenciosa, en la que como se ha dicho, hay controversia entre partes, en la jurisdicción voluntaria no existe esa controversia, ni dualidad de partes. Se trata de actuaciones ante los jueces, para solemnidad de ciertos actos o para el pronunciamiento de determinadas resoluciones que los tribunales deben dictar” (Vasquez, Jurisd. Vol. Not 2012)

Asimismo, siguiendo la línea cuya posición la marca el último comentario, existe Doctrina que en torno a la llamada “jurisdicción voluntaria” sostiene que también coexiste:

“Jurisdicción voluntaria de los árbitros en los juicios de compromiso; Jurisdicción voluntaria de los jueces ordinarios, cuando ejercitan su jurisdicción interponiendo su autoridad en asuntos en que no hubiere contención de partes; Jurisdicción voluntaria en el caso de la jurisdicción prorrogada.” (Vasquez, Jurisd. Vol. Not 2012)

Lo que parece en definitiva caracterizar a la llamada Jurisdicción voluntaria es la “no contención de partes”; pero ésta, tampoco aquí existe, pues media la controversia y la voluntariedad es respecto de la competencia, no respecto de la jurisdicción propiamente dicha.

Se ha debatido ámpliamente el argumento de si la jurisdicción voluntaria envuelve en realidad actividad de carácter jurisdiccional o si por el contrario, por no tener esa naturaleza, sus contendidos deberían encargarse específicamente a órganos administrativos o a los notarios de fé publica para hacer parte de la función de estos últimos en la legitimación de las relaciones jurídicas.

 Por lo expuesto, la mayoría de los autores concuerdan en que los actos de jurisdicción voluntaria no son jurisdiccionales, o lo que vendría a ser: decidir el derecho.

Los actos de la mal llamada “Jurisdicción voluntaria” en esencia son actos materialmente administrativos:

“El término “jurisdicción voluntaria” no satisface por ser equívoco y debe buscarse una denominación específica, para aquellos actos actualmente encuadrados en el concepto genérico de jurisdicción voluntaria que, por su naturaleza, corresponden a la competencia notarial” (Jor.Iberoamerica, Conclusiones)

Los actos de jurisdicción voluntaria se asemejan mucho a las fes de hechos que realiza el notario. Tanto el notario como el secretario de juzgado dan fe de lo que ven y de lo que oyen, razón por la cual su actividad es concurrente en actuaciones como requerimientos, interpelaciones, reconocimiento de firmas, informaciones testimoniales, etcétera.

3.- Diferencias entre la Jurisdicción Contenciosa la mal llamada “jurisdicción voluntaria” como parte de la función notarial.-


JURISDICCIÓN
CONTENCIOSA

 


“JURISDICCIÓN”
TRAMITE VOLUNTARIO

 


El juez interviene por intereses contrapuestos.


La intervención del Notario es solicitada por intereses aislados o
enlazados.

Existen partes

Se les denomina participes.

Se inicia con una acción.

Se inicia con el pedimento.

La acción se materializa con una demanda.

El pedimento con solicitud.

El juez interviene en forma reintegradora.

El Notario interviene en forma preventiva.

Los efectos de su intervención produce: la sentencia, lleva en sí
plenamente la autoridad de cosa juzgada.

El acto notarial no produce por sí la cosa juzgada en su más propio
sentido, y sólo lleva consigo una prevención Iuris tantum de legitimidad
y autenticidad.

(Tesis, Jurisdicción Voluntaria Not.)

4.- CONCLUSIONES.-

Jurisdicción voluntaria notarial

La competencia del Notario se imprime siempre que su actuación se refiera a actos, contratos y declaraciones que ante si se otorguen, así como a los hechos que presencie, siempre que estos hechos se califiquen como contratos.

Las relaciones jurídicas que surgen como consecuencia de las actuaciones notariales deben estar exentas de todo litigio o contienda, pues siendo así se convierte en juicio, saliéndose ya de la competencia notarial y pasando a la actividad judicial.

La llamada jurisdicción voluntaria, precisamente por su carácter antilitigiosa, puede ser materia de la función notarial y no de la judicial, aunque en nuestro medio salvo raras excepciones toda la jurisdicción voluntaria es materia judicial.

La jurisdicción voluntaria es de naturaleza eminentemente administrativa y subsidiaria en los órganos que administran justicia, a tal grado que se considera como actividad anómala de jueces y tribunales. Con la función notarial lo que se hace es dar realidad efectiva al derecho privado; y si al Notario competen estos actos de administración pública de los derechos privados, es natural que él sea el funcionario ante quien se haga realidad esos derechos privados.

La intervención del Juez en actos de jurisdicción voluntaria, sólo tiene por objeto dar autenticidad al acto o verificar el cumplimiento de una formalidad, agregando, que se trata de uno de los supuestos en que el Juez ejerce funciones administrativas. Y es que doctrinariamente se entiende por jurisdicción voluntaria aquella que se ejerce por el Juez en actos o asuntos que por su naturaleza no admiten contradicción de parte, limitándose la autoridad judicial a dar fuerza, homologar y dar valor legal a dichos actos.

Debemos destacar como loable que en el anteproyecto de la Ley del Notariado en socialización preliminar, ya se hacen parte de la función notarial algunos procesos voluntarios, como muestra señalemos solo el “divorcio voluntario” como un instituto nuevo en nuestro ordenamiento; sin embargo advertimos que no se encuentran todos los hasta ahora denominados de “jurisdicción voluntaria”.

Por otro lado, consideramos de importancia el anotar que la forma notarial en procedimientos voluntarios en países vecinos se verifica lo siguiente:

En las actas notariales

En el caso de las actas notariales de requerimiento, cuando se requiere al Notario para que lleve las actuaciones, se da principio el proceso, debe de llenar los requisitos legales mínimos y los que la ley fijaría para el mismo en caso de hacer parte de su función los procesos voluntarios.

Las resoluciones notariales

Su redacción resultaría discrecional. Sin embargo, por lógica debería contener la dirección del notario, la fecha, el lugar, la disposición que se dicte y la firma del notario. En los avisos debe incluirse la dirección del notario. En la resolución final deben de hacerse las consideraciones del caso, para así fundamentar su declaración.

Notificaciones notariales

Su redacción también es discrecional, pero debe indicar el contenido de la actuación notificada.

Certificaciones notariales

El Notario en ésta lógica función notarial debe expedir las certificaciones que los interesado le soliciten, pero siempre sobre la resolución del asunto sometido a sus actuaciones.

En corolario, mencionar las materias que, como procesos voluntarios que en legislaciones vecinas ya se asumen al notario de fe Pública:

1. Procesos sucesorios, ya fuera de tipo intestado, testamentario y donación mortis causa.

2. Subastas voluntarias.

3. Identificación de tercero.

3. Ausencia

4. Disposición de Bienes de Menores

5. Disposición de Bienes de Incapaces

6. Disposición de Bienes de Ausentes

7. Gravamen de Bienes de Menores

8. Gravamen de Bienes de Incapaces

9. Gravamen de Bienes de Ausentes

10. Reconocimiento de Preñez

11. Reconocimiento de Parto

12. Cambio de Nombre

13. Omisión de Partida

14. Rectificación de Partida

15. Determinación de Edad

16. Omisión en el Acta de Inscripción

17. Error en el Acta de Inscripción

18. Patrimonio Familiar

19. Adopción

20. Divorcio Notarial

21. Separación Notarial.

22. Mensura, deslinde y amojonamiento de terrenos.

23. Apertura de testamento cerrado.

24. Protocolización de testamento ológrafo.

25. Discernimiento de tutela y cúratela.

26. Venias para matrimonio de menores.

     Iván Edwin Rosales Chipani

                              Notario de Fe Pública

 

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Bibliografía:

Jornada Notarial Iberoamericana, XIV; [Conclusiones] Unión Internacional Del Notariado, Comisión de Asuntos Americanos; Disponible en: http://www.caauinl.com/boletines/boletin4/conclusion3.pdf 19/11/2012 Hrs. 9:10

(Jor.Iberoamerica, Conclusiones)

 

Juárez Barrios,María José; [Tesis] “La importancia de incorporar a la jurisdicción voluntaria notarial el trámite de la división de la cosa común”; Universidad de San Carlos de Guatemala; Guatemala, Mayo de 2008.

 (Tesis, Jurisdicción Voluntaria Not.)

.

.Vásquez Ramírez, Wilson A., [Artículo web] “Jurisdicción Contencionsa y jurisdicción voluntaria”; Monografias.com; disponible en: http://www.monografias.com/trabajos36/jurisdiccion-voluntaria/jurisdiccion-voluntaria2.shtml  19/11/2012 Hrs. 15:00

 (Vasquez, Jurisd. Vol. Not 2012)

 

Yahoo, Preguntas: “¿Que tipos de Jurisdicción existen?” [ Sección de Portal] Yahoo.com; disponible en: http://mx.answers.yahoo.com/question/index?qid=20080219140035AABvKL0  19/11/2012   Hrs. 10:05

(Yahoo, Tipos Jurisdicc 2012)

 

HACIA UNA TÉCNICA NOTARIAL DEL SIGLO XXI EN BOLIVIA

Notario

Publicado en 18 de mayo de 2012

Ivanplus
Dr. Iván Edwin Rosales Chipani
Notario

El presente título en su primera parte “Hacia una técnica Notarial del Siglo XXI…”, puede resultar un tanto sugestivo en mérito a que ya nos encontramos transitando en el descrito siglo. Sin embargo cuando lo leemos complementado ”…en Bolivia”, descubrimos que la intención es, por decir menos, osada. Por cuanto en nuestro país, resulta pesarosa sola la idea de actualizarnos e intentar emparejarnos en ese pregonado siglo XXI, que mas que una pauta cronológica[1], es la concepción que nos lleva objetivamente a insertarnos en una sociedad que ya ha cambiado y va a cambiar aún mas en mérito a los avances de la convivencia humana, pero sobretodo al de las nuevas tecnologías, que nos imponen lenguajes, formas de interacción, control, e inclusive de asimilación e instrucción que distan de los tradicionales o analógicos.[2]

En materia notarial, en Bolivia, pareceríamos anclados inclusive más atrás: en el siglo XVIII. Apenas hemos transitado del protocolo de puño y letra, al mecanografiado.[3]

Es cierto, que contados notarios por lo menos intentan hacer uso de alguna tecnología, pero en variados casos si usan la computadora lo hacen con el Word Perfect 51 de procesador de texto y en sistema operativo DOS, casi como una “nostalgia de la maquina de escribir”, aunque perviven otros que se resisten y efectivamente, todavía emiten sus documentos con esas “máquinas de escribir”.

La Ley del Notariado (5 de marzo de 1858), entre otros aspectos, no contempla nuevos institutos notariales y no conceptúa al notario como un profesional de carrera. Reconozcamos, en muchos tópicos ciertamente ha quedado “arcaica”; como muestra de la serie de anacronismos que contiene esta normativa, tomemos tan solo dos ejemplos: no diferencia a los actos protocolares de los extra protocolares. Y en los primeros (los protocolares) impone al fedatario firmar junto a dos testigos instrumentales, deslegitimando con esto principios como son la “fe pública indelegable” y la “autoría”.

Para colmo de males,añadiendo a lo dicho, se advierte una tara generalizada: un desconocimiento del notariado como institución:[4]

Por extraños, o los mismos usuarios, el que se exhiba un displicente reduccionismo a nuestra importante actividad, es común; pero tal cosa sorprende, cuando son los propios profesionales abogados, que al calificarnos como “meros transcriptores”, reiteran esa genérica conducta reduccionista, rotulando una franca ignorancia de la función notarial. Este panorama es alimentado por la nula importancia que se le ha conferido desde las mismas aulas universitarias estatales, figurando tímidamente solo en el pensum de alguna universidad privada. De allí el por qué de la exigua producción intelectual en la materia.

No obstante, lo antigua y precaria de nuestra ley notarial, los principios notariales de asesoría, interpretación, configuración a la ley, secreto profesional y otros, el notario ya las venia aplicando, como propios del sistema latino al que Bolivia en forma híbrida y tímidamente se había adscrito.[5]

Así y todo, el Derecho Notarial, de a poco, fue marcando su paso en nuestro país, constituyéndose en el ordenamiento jurídico de la función notarial, como una realidad laboriosa en pos de lo científico, desarrollándose como consecuencia de la necesidad de autenticar el instrumento público, por tanto, la disciplina y el instrumento vinieron integrándose entre sí en virtud del órgano generador de la fe pública.[6]

Sin embargo, al presente se hace necesario introducir cambios en vías de modernizar ese Derecho Notarial, tomando en cuenta la misión social que como asesor y jurista ya desempeña el Notario de Fe Pública en la sociedad actual. La intervención correcta de estos funcionarios en los casos que indica la ley contribuirán decisivamente en la vigencia plena de la seguridad jurídica.

Imperativo será crear, entonces, una nueva Ley del Notariado en Bolivia, que contenga disposiciones claras, ceñidas dentro de los  cánones de la objetividad, de acuerdo al avance tecnológico y la dinámica  social, especialmente a los nuevos cambios y retos de la sociedad.

Para un eficaz control notarial, sin lugar a duda el uso de las nuevas tecnologías de información y comunicación social deberán contribuir y transparentar, como ya lo están haciendo de forma rutinaria en naciones como Colombia o el reino de España con el denominado “Índice único”.[7]

A los fines de una vez instituir la carrera notarial, se deberá transparentar la forma de las designaciones, para luego proyectar una función dentro de un marco de estabilidad y continuidad.

El contudente avance del notariado latino en general en pos de inclusive entregar al notario los procedimientos voluntarios, debe en Bolivia plantearnos nuevos retos y perfiles que de forma inevitable tendrían a su vez que configurarse en la nueva normativa notarial, aunque recordemos que la Función Notarial en su aplicación –siguiendo el esquema cuyo autor es Pedro Avila Alvarez[8]–, ya se distinguía porque:

a)    El notario actúa a instancia de parte.

b)    La actividad notarial es normativa

c)    El notario actúa entre las voluntades de las partes.

d)    El notario ejerce servicio de los intereses individuales, sin afectar el interés público.

e)    Su accionar es técnico jurídico.

f)     La función notarial es cautelar, preventiva y contribuye a la paz social.

Por lo expuesto, y tras nuevo marco normativo a construirse, al Notario del siglo XXI en Bolivia le será idóneo asumir con amplia apertura, un nuevo rol proactivo y transparente, constituyéndose en coadyuvante en la desconcentración de competencia de los Tribunales Jurisdiccionales. Ese rol deberá, dentro de los cánones de la objetividad y la dinámica  social, responder a las necesidades actuales como ser:

a)    La autoría y redacción  plena del instrumento público.

b)    La aplicación de la técnica notarial con el uso de las nuevas tecnologías NTICS (Nuevas Tecnologías de Información y Comunicación Social).

c)    Una vez delimitados con precisión los actos extra protocolares, imprimirlos con eficacia, brindando seguridad jurídica bajo procedimientos sencillos y claros

d)    Ser coadyuvante en el control del tráfico jurídico y económico.

e)    Desjudializar y tomar para si los procesos voluntarios, tornándolos en trámites notariales eficientes, ágiles, accesibles y a la postre económicos.

f)     Constituirse en un verdadero asesor y mediador en procura de la igualad  y equidad de los derechos.

g)    Dotar e Instituirse como gestor garante de los derechos humanos y como operador de la paz social mediante su firme labor, evitando posibles litigios y ejercitando una justicia de paz, cautelar y preventiva.

h)   Establecerse como un profesional en la ciencia del Derecho Notarial, fortaleciendo  su carrera, adquiriendo  prácticas y destrezas a través de la experiencia laboral, actualizándose permanentemente, incidiendo en la investigación dentro la rama;  así como aplicar la deontología notarial en todos sus actos, dentro del marco de la estabilidad y continuidad.

i)     Gozar de un acceso transparente a la carrera notarial, bajo una normativa, estructura organizativa y disciplinaria únicas, claras y efectivas.

j)     Someterse de forma cristalina a procesos de control, sin marginar a los tradicionales, abriéndose a nuevas formas que imponen las NTICS.

k)    Allanarse hacia el documento y la firma digitales.

En corolario, la técnica notarial en Bolivia tendiente hacia el Siglo XXI, podrá ser un proceso laborioso y para algunos hasta complejo, pero necesario y gratificante para nuestra sociedad.

Iván Rosales Chipani

Notario de Fe Pública

Referencias


[1] PÉREZ FERNÁNDEZ DEL CASTILLO, Bernardo (Notario);  “Perfil del notario del Siglo XXI”; Podium Notarial; [Artículo Web]; 2000, disponible en: http://www.revistanotarios.com/?q=node/229

[2] WINOKUR, Pablo; “Brecha Digital Generacional, La”; Opinión Sur Joven; [Artículo Web]; 14/06/2011 11:05  disponible en: http://opinionsur.org.ar/joven/La-brecha-digital-generacional   – o también en: http://ivanrosales.jimdo.com/multimedia/  10/08/2012  02:15

[3] LEY 1455; LEY DE ORGANIZACIÓN JUDICIAL – BOLIVIA 18/02/1993;[Abrogado por Ley No. 025 de 24 de junio de 2010 del Órgano Judicial]: “Art. 279. ACTAS Y COPIAS NOTARIALES.- Se autoriza a los notarios la sustitución del manuscrito por protocolos mecanografiados o computarizados y extender fotocopias legalizadas o testimonios de las escrituras a elección de las partes, únicamente cuando tengan los registros originales.”

[4]  AMPUERO CARRILLO, PATRICIA T.; “Notario de Fe Pública: ¿transcriptor o fedatario?”; Jornadanet; [Artículo Web]; 2/10/2008, disponible en: http://www.jornadanet.com/Hemeroteca/Opinion/n.php?a=710&f=20081003

[5] ASOCIACION DEL NOTARIADO BOLIVIANO; Pagina inicio 10/05/2012; “La Asociación Nacional de Notarios de Bolivia, es un ente rector nacional que acoge en su seno a todos los colegios y asociaciones de notarios de Bolivia y que actualmente es activa afiliada al Notariado Latino.”; disponible en: http://asociacionnotariadoboliviano.com/

[6] AMPUERO CARRILLO, PATRICIA T.; “Notario de Fe Pública: ¿transcriptor o fedatario?”; Jornadanet; [Artículo Web]; 2/10/2008, disponible en: http://www.jornadanet.com/Hemeroteca/Opinion/n.php?a=710&f=20081003

[7] CONSEJO GENERAL DEL NOTARIADO; “Índice único”; E-Notario; Notariado.org; [Artículo Web]; 2012: “El Índice Único Informatizado Notarial permite realizar al notario, de forma telemática, la comunicación periódica al Consejo General del Notariado de datos sobre los documentos autorizados en su notaría para que puedan ser procesados y enviados posteriormente a cada uno de los destinatarios según las obligaciones de información, tanto corporativas como con las Administraciones Públicas. Por otro lado facilita elaborar estadísticas acerca de la actividad notarial, las cuales canalizan aspectos muy importantes de la vida jurídica y económica existente en España que el Notariado pone a disposición de la sociedad, igual que hacen los Notariados de los países más avanzados de nuestro entorno.”; 2/10/2008, disponible en: http://www.notariado.org/liferay/web/notariado/e-notario/indice-unico

[8]  AVILA ALVAREZ, PEDRO; “Estudios de Derecho Notarial”; 3ª Ed.. Barcelona: Eds. Nauta, 1962.- 327 p.; 4º menor; Cartoné Ed.

Documentos Extraprotocolares

Publicado el 15 de abril de 2012

Ivanplus

Dr. Iván Edwin Rosales Chipani
Notario

10.1. Definición y clases.-

Los documentos extraprotocolares son los diversos tipos de actas, certificaciones, constancias administrativas, etc., que no forman parte del protocolo.
Según el tratadista Pelosi: “Son los instrumentos públicos autorizados por el Notario, en original fuera del protocolo, con las formalidades de ley, en ejercicio de sus funciones y dentro de los limites de su competencia, sin perjuicio de la entrega del original”.
Son los documentos que se entregan a los interesados y circulan tal y como han sido creados, sea en uno o más ejemplares, así tenemos las actas, certificados, constancias, cartas, notas, cargos, etc.
La denominación de originales abarca a los protocolares y/o matrices y a los extra protocolares.
El Notario de Fe Pública no debe proceder a otorgar testimonios de documentos extra protocolares, ya que lo correcto es franquear el original a las partes, conservando en sus archivos sólo una copia idéntica.
Los documentos extraprotocolares son aquellos que el Notario entrega a los interesados y circulan tal y como han sido creados (sin necesidad de que para su validez legal tengan que ser protocolizados y se otorgue un testimonio de los mismos), sea en uno o más ejemplares, así tenemos las actas, certificaciones, constancias, cargos, etc.

10.2. La Certificación de firmas y rúbricas

Primero daremos un concepto de lo que se entiende por reconocimiento, diremos que es el examen detallado y minucioso, examinar cuidadosamente la identidad, naturaleza o circunstancia de algo, admitir como propio un acto o documento.
En cuanto al concepto de firma, diremos que es la representación escrita del nombre de una persona, puesta por ella misma por su puño y letra. En los actos instrumentados privadamente por escrito, se exige la firma de las partes como requisito esencial para su existencia.
Entonces diremos que el reconocimiento de firmas y rúbricas es la declaración personal de ser propia la firma que figura en un escrito o documento, con independencia de las reservas que se hagan en cuanto
al texto o a la forma de su obtención.
El reconocimiento de firmas y rúbricas, debe ser realizado por una persona natural y/o jurídica debidamente acreditada.
El marco jurídico para la elaboración de reconocimiento de firmas y rúbricas está señalado en la Ley de Abreviación Procesal Civil y de Asistencia Familiar, en su artículos 16 al 18.
Procedimiento.- El Notario de Fe Pública tomará juramento a los comparecientes para establecer la autenticidad de las firmas y rúbricas estampadas en el documento privado, de acuerdo al siguiente procedimiento:
1.- Recibido el juramento de ley y la aceptación de los suscribientes, se llenará el formulario único adquirido de la Oficina de Valores del Poder Judicial con todos los datos indicados en dicho formulario, donde los comparecientes y en la parte que corresponda deberá firmar, previa identificación con la presentación de las cédulas de identidad en vigencia.
2.- En la parte superior del formulario, se Consignará el número Correlativo Correspondiente al libro de registro de la gestión que lleva el Notario y en el documento privado, se consignará el número del formulario, cuando no sea en papel valorado.
3.- Cumplidas con estas formalidades el Notario de Fe Pública como constancia de la autenticidad de lo actuado firmará y sellará al pie del mismo.
Para el archivo de la Notaría, deberá quedar copia del formulario rubricado y firmado adjunto de la copia del documento privado y fotocopias de las cedulas de identidad.
Previo el juramento de ley en los reconocimientos del contenido realizados por analfabetos, se hará estampar obligatoriamente sus impresiones digitales en la parte correspondiente del formulario, con la participación de dos testigos que sepan leer y escribir y un testigo a ruego, adjuntando de igual manera fotocopias de sus cédulas de identidad.
Por resolución N. 024/99-2000, cada Reconocimiento de Firmas y Rúbricas debe llevar un timbre judicial de diez bolivianos (Bs. 10.-) el mismo que deberá ser adherido en la copia del formulario que queda en archivo del Notario respectivo. En el original se enunciará: “Lleva adherido en la copia el timbre de Ley”. (Actualmente esta disposición ya no está en vigencia).
EL Notario de Fe Pública además llevará un registro de firmas y rúbricas en cada gestión, en el que se consigne el número correlativo, fecha, número de formulario, nombre de los comparecientes, firma de los mismos y en caso de ignorar firmar, impresiones digitales con la intervención de testigos a ruego. (18)
La certificación notarial de firmas, más correctamente debería llamarse “legitimación de firmas”, consiste precisamente en esa certificación. Las legitimaciones son varias, así tenemos a las legitimaciones subjetivas donde actúa la fe de individualización e identificación y las objetivas que son la imputación a determinada persona del hecho de firmar delante del oficial público o Notario y la firma que deja estampada.
Sujetos y objeto de la certificación.- La certificación notarial de firmas se integra con la acción de dos sujetos, el firmante y el certificante. Las firmas sólo pueden ser estampadas por personas físicas y nunca por personas ideales o jurídicas, ya que estas actúan por medio de sus representantes.
La certificación para el tema que nos interesa, sólo puede ser realizada por Notario de Fe Pública y por ningún otro funcionario, debido a sus caracteres.
La certificación tiene su objeto el cual es la firma del requirente y en los casos que corresponda, la impresión digital.
El firmante.- Ha de ser una persona física, habilitada según la ley, en primer lugar, quienes actúan por sí, esto es, los mayores de edad que tienen capacidad para todos los actos de la vida civil.
Cuando actúan por medio de representantes, debemos distinguir los voluntarios de los legales, en los primeros, el Notario califica el instrumento de apoderamiento, es decir el mandato o poder y legitima la actuación del representante con la comprobación de las facultades suficientes que debe tener, para que esta persona estampe la firma por su poderdante.
Respecto de las personas jurídicas o ideales, el Notario además de certificar la firma que inserte el representante voluntario o legal, debe legitimar su personería, exactamente como lo hace en una escritura protocolar, si fuera poder voluntario, en la forma indicada en el parágrafo anterior, si se trata de Gerente o Director ejecutivo, Administrador, etc., éste debe justificar la existencia de la sociedad o persona jurídica y su carácter en el contrato social y/o con acta especial.
Los instrumentos que legitiman la actuación del representante deben ser consignados en la certificación que obra en el documento privado, el cual se destina al tráfico jurídico, pues de tal manera, aquel quien fuera dirigido puede tener la certeza de que se halla ante una actuación perfectamente legitimada.
El certificante.- Es exclusivamente el Notario y no otro, el único certificante que da fé, de identificación es él, pues bien, esa certificación de firmas que aparenta ser pasiva y no tener mayores complicaciones, exige casi los mismos actas de ejercicio que se desarrollan en una escritura.
Nuestra legislación en la Ley de Abreviación Procesal y Asistencia Familiar N. 1760 de 28 de febrero de 1997, en el artículo 18 inciso II, habla de certificación de las firmas, de las partes que reconocen sus firmas y rúbricas estampadas en documentos privados, pero de manera escueta, casi confusa, es decir que exige una certificación de firmas de las ya reconocidas haciendo constar que las partes estamparon su firma en el formulario de reconocimiento en presencia del Notario actuante, son otorgarle mayores facultades al certificante para analizar la procedencia o no de la certificación notarial,
Para certificar firmas en documentos privados, el Notario debe calificar el documento, verificando que no contenga nada contra el orden público, la moral y el idioma en que está redactado.
Es necesario para que legalice la firma que el documento registre algo lícito y si lo tratado exige instrumento público no puede ni debe certificar, debe inhibirse en esos casos en que lo dicho esté fuera de su competencia en razón de materia, de las personas o de territorio.
La actividad que más desarrolla el certificante, es la legitimación, por ella o sea por la legitimación se imputa el acto de firmar a una persona determinada, la que identifica e individualiza con su potestad fedante. En cuanto al procedimiento formal, el Notario puede redactar su propio texto o de la certificación.
Obligación de identificar.- Las certificaciones, autenticaciones o legitimaciones de firmas o impresiones digitales debe ser de personas que las estampen en presencia del Notario, coetáneamente a la autorización del documento y que las partes sean de su conocimiento o suplido ésta falta de conocimiento en la forma determinada por el articulo 21 de la Ley del Notariado vigente.
En la práctica se debe distinguir algunas circunstancias en que se da fé de conocer, que hoy día debe ser superado, especialmente en una certificación de firmas, que es un acto totalmente transitorio, que debe emitirse in continenti en el tiempo en que se llenan breves formularios, donde no se da fe de conocimiento propiamente dicho en forma integrativa y con unidad de acto como debe ser, sustituyéndose por tanto la fe de conocimiento por la fe de identificación.
Firma del requirente.- La firma es la representación gráfica del nombre y apellidos de una persona, hecha de su puño y letra, del modo que acostumbra, normalmente al pie del documento o instrumento. Es una expresión formal y escrita cuyo efecto resulta distinto en el documento privado con relación a la escritura pública.
La firma puesta al pie de una escritura pública acredita el consentimiento y significa asumir el Contenido de las declaraciones, además, expresa la conformidad del otorgante con la redacción de dichas declaraciones que hace el Notario.
En el documento privado, cuya firma certifica el Notario no implica asumir el contenido. Para que el cuerpo del instrumento quede también reconocido es necesario que el reconocimiento de la firma se realice en los estrados judiciales.
El grafismo de la firma es totalmente convencional, en algunas se puede leer nombre y apellido, pero en las más los signos resultan ilegibles.
La firma de las partes es una condición esencial para la existencia de todo acto bajo forma privada.
Impresión digital.- La Ley de Abreviación Procesal Civil y Asistencia Familiar, N. 1760 de fecha 28 de febrero de 1997, establece que podrán ser objeto de certificación de autenticidad tanto las firmas como las impresiones digitales puestas en presencia de Notario, firmando otra persona a ruego en presencia de dos testigos de conocimiento, debiendo en este caso certificar además la autenticidad de la persona que firma a ruego, así como de los dos testigos. La eficacia de un documento que lleva estampada la impresión digital, es la misma eficacia de un documento firmado.
La certificación presenta la ventaja de que hace presumir que, la impresión digital ha sido puesta libremente por el otorgante, la intervención del otario disminuye notablemente la posibilidad de que se haya ejercido violencia sobre aquel y excluye la hipótesis de que pueda obtenerse de una persona en estado de inconsciencia o muerta.
Muchos notarialistas coinciden en opinar que la declaración de voluntad, debe ser expresada en los instrumentos privados, bajo la forma de la firma, la impresión digital por sí misma —dicen- no expresa la voluntad de quien la estampa y no puede suplir a firma, sino en los casos en que la ley lo impone o permite.
Contenido del documento.- El notable notarialista Carlos Pelosi, afirma que la certificación notarial de firmas no autentica no por accesión, ni en forma directa o impropia el contenido del documento. El reconocimiento de firmas en su función integra, representa sólo una atestación de verdad o de ciencia del Notario, sin actividad de partes, salvo el requerimiento.
Por tanto, los efectos de la certificación de firmas no se extiende a la autenticación del contenido del documento, criterio con el que compartimos plenamente, sin embargo es necesario resaltar que la Ley N. 1760 de Abreviación Procesal y Asistencia Familiar de 28 de febrero de 1997, en su artículo 18 se refiere tanto al reconocimiento de firmas cuanto a la certificación notarial, creando una verdadera confusión, razón por la que hoy día los más de los Notarios simple y llanamente reconocen firmas y no certifican, pero sí algunos reconocen y certifican no en la forma que nos enseña la doctrina, sino casi artesanalmente, haciendo hincapié en que sólo se reconocen las firmas y no se legaliza el contenido.
Sólo el reconocimiento judicial de la firma conlleva el reconocimiento del cuerpo del instrumento.
El hecho de que la certificación notarial de firmas no sirva para lograr el reconocimiento del documento, no significa que el Notario nada tenga que ver con dicho contenido, el Notario tiene derecho a examinar ese contenido, ese derecho es correlativo del deber que las leyes le imponen aunque sea indirectamente. (2)
El Notario de Fe Pública no puede efectuar el reconocimiento de las firmas de una minuta sino existe la cláusula que señale que en caso de no elevarse a escritura pública ese documento valdrá como documento privado, debiendo este funcionario tomar muy en cuenta ese detalle.

NORMATIVA VIGENTE
CÓDIGO CIVIL.
Artículo 1298.- (Reconocimiento legal del documento privado).- La ley da por reconocido un instrumento privado: 1) Cuando la parte a quien se opone rehúsa reconocerlo o compadecer sin justo motivo ante el juez competente.- 2) Cuando negándolo, se declara válido en juicio contradictorio.
Articulo 1299.- (Documentos otorgados por analfabetos).- Los documentos privados que otorgan analfabetos llevarán siempre sus impresiones digitales puestas en presencia de dos testigos que sepan leer y escribir y suscriban también al pie así como la persona que firme a ruego, requisitos sin los cuales son nulos.
Artículo 1300 (Reconocimiento y Comprobación de la letra o firma).- I. Aquel a quien se opone un documento privado, está obligado a confesar o negar formalmente si es de su letra o firma. Sus herederos pueden declarar que no conocen la firma o letra del autor, en tal caso, el juez ordenará la comprobación a solicitud de parte. II. En el caso de personas que no saben o no pueden firmar, se hará el reconocimiento de la firma a ruego y el otorgante reconocerá por su parte el contenido del documento y el hecho de haber estampado en él sus impresiones digitales, a falta de esto, el Juez ordenará la comprobación que corresponda a solicitud de parte.

LEY N. 1760 DE ABREVIACIÓN PROCESAL CIVIL Y DE ASISTENCIA FAMILIAR
CERTIFICACIÓN NOTARIAL DE FIRMAS Y RUBRICAS – RECONOCIMIENTO VOLUNTARIO ARTICULO

ARTICULO 16.- (RECONOCIMIENTO JUDICIAL DE FIRMAS Y RUBRICAS)
lncorpórese un nuevo régimen para el reconocimiento de firmas y rúbricas.

ARTÍCULO 17.- (CERTIFICACIÓN)
El reconocimiento de firmas y rúbricas de documento privado, cuando sea voluntario, se efectuará ante notario de fe pública, quien certificará sobre su autenticidad.

ARTÍCULO 18.- (PROCEDIMIENTO)
I. El compareciente o comparecientes prestarán juramento ante el notario de la autenticidad de las firmas y rúbricas estampadas en el documento cuyo reconocimiento se pretende.
II. El notario dará fe del acto realizado, labrando al pie del documento o en hoja adherida una Constancia de Certificación de Firmas.
III. El notario llevará un Registro de Firmas en el que se agregará, numerada y fechada, una copia del documento original, firmando juntamente Con los comparecientes y estampando su sello.
IV. En el caso de personas que no saben o no pueden firmar, se hará el reconocimiento de la firma aruego y el otorgante reconocerá por su parte el contenido del documento y el hecho de haber estampado en él sus impresiones digitales.

10.2.1.- Procedimiento.
10.2.2. Sujetos y objetos de la certificación de firmas
10.2.3. Contenido
10.3. El Acta. Redacción y tipos.-
Las actas son los documentos notariales autorizados por el Notario cuyo fin es fijar hechos, generalmente declaraciones, sucesos y diligencias.
En las actas el Notario no entra en el fondo del asunto, solamente en a forma narra el hecho y lo deja como tal, no lo manipula ni lo altera, la firma de las partes no es otorgamiento ni consentimiento es conformidad con lo narrado y leído, que es lo sucedido en ese momento.
En las escrituras públicas hay hechos y derechos y en las actas sólo existen hechos. (17)
La función notarial por su carácter privado y extrajudicial, está sujeta a la rogación o solicitud de los interesados para la constitución de los hechos en la escritura pública y la percepción de las circunstancias que tengan relevancia jurídica en las actas de diversa índole y categoría.
Las actas son los documentos notariales autorizados por el Notario y cuyo fin es fijar una situación concreta real y objetiva que ha percibido con sus sentidos; que comúnmente tratan de declaraciones, sucesos, circunstancias y diligencias. El Notario da la conformidad de lo percibido por sus sentidos, es un acto de visu o visualizado emanado de lo sucedido en el momento de la actuación. En las actas sólo existen hechos o acontecimientos a diferencia de las escrituras en las que existe constitución de hechos y derechos.
En las actas el Notario no entra en el fondo del asunto, adapta al derecho solamente la forma, narra el hecho y deja como tal; no manipula ni altera, redacta el acta traduciendo todo lo acontecido en el instante de su actuación, relatando cada circunstancia y detalle importante para los intereses lícitos de los interesados.
Las actas son por lo general documentos notariales extraprotocolares, con excepción de algunas que la normativa de algunos sistemas jurídicos exige sean incorporadas al protocolo, como es el caso de la normativa en materia comercial cuando se trata de protesto de letras de cambio y pagarés, siendo extraprotocolares en todos los notariados de corte latino, en el sistema jurídico boliviano en cambio, deben ser incorporados al protocolo.
Verdejo por su parte, afirma que: “En el acta el Notario se limita a dar fe de los hechos que ocurren en su presencia y cuya captación le viene impuesta por un acto propio de evidencia o por referencia del requirente, siempre que éste sea lícito y no sea objeto de contrato”.
Según Natalio Pedro Etchegaray, las actas “No precisan la intervención de testigos, salvo en los casos concretos en que el derecho vigente estatuya otra cosa”. No exigen tampoco la dación de fe de conocimiento, con igual excepción y salvo el caso de que la identidad de las personas fuere requisito indispensable en consideración a su contenido”.
El Notarialista boliviano y catedrático universitario Ramiro Villarroel Claure en su obra: “Fundamentos de Derechos Notarial y Registral Inmobiliario”, afirma que “Acta es todo documento elaborado por funcionario público que no es escritura pública y que interesa al Derecho, en este aspecto el acta notarial, como la escritura pública, es un documento que, por especializado y conocimiento, debe ser realizado por el Notario a efecto de adquirir relevancia jurídica”… reitera que lo que el Notario ve, oye y capta por sus sentidos, debe ser trasladado al documento — papel para adquirir forma escrita que refleje gráficamente, en forma veraz y objetiva, lo que ha conocido el fedante.
El fedatario, como afirma Ramiro Villarroel, no puede ser presionado ni inducido a narrar lo que conviene al interesado. Por otra parte, cuando se debe narrar el estado físico de algún bien, debe reflejar objetivamente el estado de los objetos, sin condicionantes subjetivas que puedan tergiversar los hechos y objetos; en el acta el Notario percibe y la percepción es sensorial, sin que por ello no exista coherencia con el contexto y las circunstancias. Por otra parte, es pertinente evaluar y captar la incorporación de anexos, agregar al acta las pruebas que hacen más objetiva a narración, como ser planos, diseños, certificaciones, fotografías o fotocopias, que tienen la utilidad de completar la narración, pudiendo incluso glosarse testificaciones y certificaciones de peritos.
La redacción de las actas.- Respecto a la redacción de las actas se debe tomar en cuenta que el Notario no actúa de oficio, por lo tanto, se debe expresar que el Notario ha sido requerido para una determinada actuación, luego se percibe los hechos o diligencias y finalmente se autoriza con la firma del Notario. En realidad tres son las partes de las que consta el acta: el requerimiento o rogación, la narración del hecho o diligencia y la autorización y firma.
La rogación o requerimiento presenta numerosas cuestiones referentes al compareciente y las intenciones para solicitar la actuación notarial. En lo referido al requirente es importante registrar su identificación, capacidad de obrar sea por si o por representación, en Cuanto al interés es necesario indagar el contenido de la actuación, la intencionalidad del interesado que en la rogación debe ser determinada claramente y analizar la licitud, competencia funcional y territorial del Notario; no existe la posibilidad de actas sin compareciente ni interesado en cuanto el Notario no actúa de oficio. En el requerimiento el Notario debe intuir el objetivo claro del requirente y en ningún caso debe aceptar si es confusa, ambigua e ilícita, El requerimiento corresponde a la comparecencia del interesado que solícita que el fedatario describa, perciba o relate un hecho o diligencia, no existen reglas precisas debiendo ajustarse el Notario en su redacción a la realidad y veracidad de los hechos que se consignan, expresándose con claridad y precisión.
La narración de los hechos o circunstancias deben ser los actos de lo visto, son actos de exhibición para las partes; sen la presencia de objetos, títulos, bienes muebles o inmuebles, dinero y otros; en general la entrega de cosas a la vista y control del Notario. Los actos de oído son las declaraciones, aceptación de notificaciones y diligencias, por ejemplo en la asistencia a las reuniones de directorio es común que algún concurrente le pida al Notario que haga constar algún hecho determinado. Las declaraciones de verdad son los hechos pretéritos relatados por el compareciente, los hechos pasados los narra el Notario, por ejemplo expresa su estado civil el compareciente o cuando declara en el poder x no ha sido revocado. Las declaraciones de voluntad son las sustanciales, las que vinculan jurídicamente a as partes, se llaman también decisiones de voluntad.
Finalmente, la autorización y firma comprende al igual que en la escritura pública la lectura con las correspondientes advertencias a los intervinientes, dación de fe del contenido, ratificación del interviniente cuando fuera necesario, colocar las salvedades oportunas y las firmas que se consideren necesarias, sin que esto sea requisito esencial que por el Notario se de fe de conocimiento de los intervinientes.
Las actas son en realidad testimonios notariales y desde un punto de vista notarial pueden considerarse como no protocolares porque no constituyen derechos sólo acreditan o reflejan la realidad que ante los ojos del Notario muestran toda su objetividad. (9)
Concepto.- Acta es todo documento elaborado por funcionario público que no es escritura pública y que interesa al Derecho. En este aspecto el acta notarial, como la escritura pública, es un documento que, por especialización y conocimiento, debe ser realizado por el Notario a efecto de adquirir relevancia jurídica.
Desde esa perspectiva podemos definir, con Pérez Fernández: “Acta notarial es el instrumento original en el que el Notario hace constar bajo su fe uno o varios hechos presenciados por él, y que el fedante asienta en un libro de protocolo a su cargo, a solicitud de parte interesada y que autoriza mediante su firma y sello”. Es por consiguiente, un instrumento público matriz lo que lo distingue de las copias o testimonios.
El acta notarial, explica Argentino Neri, sea protocolar o extraprotocolar, es un instrumento público, porque traduce y representa la certificación por Escribano (Notario) público de una declaración de voluntad relativa a un requerimiento, notificación, comprobación, presencia, fe de vida, legitimidad de firma, consignación o depósito, notoriedad de hechos, apertura de licitación pública, etc. (3)
El acta es un instrumento notarial protocolar o extraprotocolar que hace plena fe, normalmente narra declaraciones de hechos o sucesos materiales percibidos y realizados por el Notario. No contiene un negocio jurídico. Existe presencia del Notario y no hay audiencia, en las actas sólo existen hechos, (16)
Escritura y Acta.- La escritura — dice — Etchegaray, contiene una declaración de voluntad; metafóricamente hablando es un negocio jurídico que cabalga entre los hechos y el derecho. El Notario acomoda la voluntad y actividad de las partes al fondo del negocio. Es compleja, hay presencia de partes, hay actividad, hay entrega de cosas, hay declaración de voluntades, hay consentimiento después de la lectura; el Notario tiene el deber de redactar de acuerdo a la ley de fondo, a la de forma, a la voluntad de las partes, este documento viste con el consentimiento u otorgamiento que es la función final de las partes y que exteriorizado con la firma, hace vivir simultáneamente documento y contrato.
Acta en cambio, implica un mero hecho; el Notario sólo tiene actividad de ver y oír, no entra al fondo del asunto, lo adopta al Derecho solamente en la forma; narra el hecho y lo deja como es, no lo manipula ni lo altera, es copia del natural, queda al desnudo, el Notario no lo viste; la firma de las partes no es otorgamiento no consentimiento, es conformidad con lo narrado y leído por el Notario que es relato de lo sucedido en ese momento, Es sólo un medio de prueba, su eficacia es reflejo del orden jurídico; no es de creación autónoma, este hecho comprobado por el acta tendrá valor si existe un contrato preexistente donde las partes o la ley exijan al requerido una determinada actividad.
Es menester puntualizar que en toda actividad notarial hay una etapa primera, inmediata, de ver, oír y narrar. En la escritura hay hechos y derechos, en las actas hay generalmente hechos; esta distinción doctrinaria, afirma Etcheverry, es fundamental a los efectos de la aplicación técnica de as actas.
Para muchos tratadistas la distinción entre escritura y actas radica en que la primera tiene como contenido actos jurídicos que son circunstancias de otorgamiento de voluntad, en tanto que las actas detallan hechos jurídicos y materiales, es decir lo que el Notario aprecia “de visu et auditio suis sensibus”. El acta es una relación de acontecimientos que pueden engendrar o no consecuencias legales. De esa apreciación surgen posiciones divergentes sobre la distinción entre escritura y acta; así Jiménez Arnau, citado por Pérez Fernández, declara que no hay diferencias entre escrituras y actas por razón de su estructura, aunque sí existen por razón de contenido.
Las diferencias entre ambos documentos pueden clasificarse por su contenido, por su estructura, y por sus efectos.
Elementos de las actas notariales.- Como todo documento técnico, el acta tiene una estructura que organiza su forma y su fondo y que es la misma que la de la escritura pública. Tales elementos son: introducción o proemio, compareciente, representación, generales, certificación y autorización.
A diferencia de las escrituras públicas, las actas no contienen clausulado, habida cuenta de que no existe otorgamiento de voluntad. Las actas notariales observan en su redacción las características del hecho constatado que son específicas, por lo que difieren unas de otras. Aquí aparece la destreza profesional del Notario para obtener una redacción objetiva, limpia y veraz del hecho percibido y oído por sus sentidos.
Clasificación de las actas.- Se han emitido varios criterios para clasificar las actas, lo que significa que éste es un tema todavía no resuelto. Es evidente que a clasificación se hace difícil en razón de que la dinámica de la vida social y la rapidez con que se vive en el mundo contemporáneo, hacen que en materia notarial haya un permanente incremento de las clases y tipos de actas motivado por la gran demanda del tráfico jurídico, donde a veces se produce el caso de actas que tratan del mismo tema con un vocativo diferente. En consecuencia dice Chinea, que se puede asegurar que la función notarial de actas, se caracteriza por una multiplicación de actividades del Notario que, en vista de su percepción sensorial, narra, controla, califica o recibe la información que toma de un hecho presente e inmediato. Al respecto opina Bardillo, citado por Neri, lo que complica la tarea de hacer una clasificación, es la heterogenidad del contenido. El criterio que más se presta para una marcación absoluta es el que se funda en la lógica jurídica que el hombre ha descubierto en virtud de la calidad, y mejor dicho, de los caracteres que trasunta la propia acta. En ese sentido, las actas se identifican, ante todo, por su forma y por su objeto. Con relación a estos dos aspectos dominantes, por su forma las actas pueden ser protocolares y extraprotocolares, y por su objeto se diferencian unas de otras. Las actas pueden ser de declaración, de comprobación, de comunicación y de registro.
El tratadista Ríos Hellig distingue: Actas de notificación, actas de interpelación y requerimiento; actas de protesto de documentos mercantiles; actas de diligencias del Notario; actas de fe de existencia; actas de fe de identidad; actas de fe de capacidad legal; actas de comprobación o reconocimiento de firmas; actas de protocolización; actas de entrega de documentos; actas de declaraciones; actas de fe o certificación de hechos.
Por su parte, el notarialista Pérez Fernández, hace la siguiente clasificación: Actas de notificación, de requerimiento e interpelación, de protesto de documentos mercantiles; de fe de existencia; fe de identidad; fe de capacidad legal; reconocimiento de firmas; cotejos o compulsas de documentos; existencia y detalles de planos, de fotografías, entrega de documentos.
En todo caso, reiteramos que las actas manifiestan tantos contenidos como tan variados son los hechos y circunstancias que se realizan en la vida social. Utilizando el marco teórico del autor Rodríguez Adrados, en su libro “Cuestiones de Técnica Notarial en Materia de Actas”, tenemos: a).- Actas de mera percepción o de comprobación de hechos, que a su vez pueden dividirse en Actas de control y percepción y Actas de juntas y asambleas. b).- Actas de hechos propios del Notario. d).- Actas de notoriedad, e).- Actas de manifestaciones. .- Actas de referencias. g).- Actas de subsanación y certificación. h).- Actas de protesto de documentos mercantiles. i).- Actas de fe de existencia. j). Actas de comprobación o reconocimiento de firmas. k).- Actas de manifestación de verdad.
Al atender la solicitud del rogante por considerarla lícita y con interés legítimo, el Notario tiene que labrar el acta correspondiente, pero en una relación que sea equidistante de los intereses del rogante y de terceros contra los que pudiera producir efectos el instrumento. La rogación debe proceder de personas extrañas al Notario y a su interés. El Notario tiene pues, que actuar en función de la esencia de su labor fedante, con imparcialidad e independencia muy por encima de los contrapuestos intereses de los particulares. (3)
Siguiendo al Notarialista Antonio Rodríguez Adrados, las Actas pueden ser actas pasivas y actas activas, Las Actas Pasivas se dividen en: a).- Actas de mera percepción: puede ser de cosas, del lugar donde se encuentran aquellas, estado real, etc., de documentos, estado de los mismos, forma, tamaño, etc., actas de mera percepción de personas, estado físico visible, de vida o existencia, etc., actas de mera percepción de actos humanos. b).- Actas de manifestaciones: referidas a declaraciones de las personas interesadas o de terceros, declaraciones de peritos, traductores, etc., sobre cualquier aspecto de relevancia jurídica.
Por su parte, las actas activas se dividen en: a).- Actas de Control y percepción de actos: sorteos, rifas, elecciones, subastas, de juntas. b).- Actas de hechos propios del Notario: de notificaciones y requerimientos, de ofrecimiento de pago, de remisión por correo, de protocolización, actas de depósito. c).- Actas de calificaciones jurídicas: actas de subsanación, de notoriedad, de presencia y comprobación de presencia, mediante la cual el Notario puede autenticar hechos que presencie y cosas que perciba, de comprobación en la que se hace entrega de alguna cosa a vista y control del Notario. d).- De notoriedad: juicio emitido por el Notario en base a la comprobación y fijación de hechos cuya certeza le conste al escribano. Certificados notariales, que nacen a partir de los actos de notoriedad, e).- De protocolización: en documentos privados y/o públicos con el objeto de fijar fecha cierta y la obtención de copias. F).- De incorporación y trascripción de documentos privados o públicos: esto sólo aseguraría la fecha y en su caso el reconocimiento de firmas, g).- De remisión de correspondencia: son as actas que certifican la remisión de correspondencia o documentos por correo, (9)
Limitaciones del Notario en materia de actas.- Se trata de prohibiciones legales y éticas de la función del Notario en la elaboración de actas. Tomando las proposiciones que ofrece Pérez Fernández, tenemos las siguientes:
1).- Que la actuación del Notario no vaya contra las leyes de orden público ni de las buenas costumbres.
2).- Que no usurpe funciones que corresponden a otro funcionario. En ocasiones, la actuación notarial es concurrente a los juicios de jurisdicción voluntaria.
3).- Imparcialidad frente a los intereses de los poderosos, sea el Estado o los grandes consorcios que por su fuerza política o económica tratan de doblegar su imparcialidad, situación que se agrava cuando existe relación de dirección y dependencia. La imparcialidad significa independencia y libertad de juicio.
4).- Abstención de asesoramiento. El Notario no podrá asesorar al solicitante y tomar como propio el asunto que se le ha encomendado, salvo en los casos en que sea necesario educar jurídicamente a las partes y hacerles entender plenamente el negocio en que actúan y sus posibles consecuencias, hecho por demás necesario en nuestro medio social donde cerca del 60% es analfabeta o semianalfabeta. (3)

10.3.1.- Escritura y Acta.
10.3.2.- Limitaciones del Notario en materia de actas.
10.4.- Cartas notariadas.

Son documentos extraprotocolares que mediante la intervención del Notario acreditan la comunicación que el requirente hace a una tercera persona, señalando el lugar, fecha y hora de esa comunicación. Las copias de estas cartas notariales deben ser archivadas cronológicamente por el Notario y bajo numeración en un registro extraprotocolar por seguridad.
Las cartas notariadas se pueden realizar de tres maneras de acuerdo a las circunstancias objetivas en las que el Notario actúa: 1).- Cuando la persona que remite la carta no se presenta a la Notaría, se realiza un acta de notariación colocando “Paso por ante mí”; 2).- Cuando la persona que firma lo hace en presencia del Notario, se realiza el acta colocando que firmo ante mi la persona XYZ, con CI. N………. de la entrega de la carta la debe realizar el Notario en persona, por esto, en el acta de entrega este funcionario describe todas las circunstancias de la entrega, día, hora, domicilio, aspectos importantes como la negativa a recibir, las condiciones del lugar de la entrega y otros elementos necesarios como por ejemplo “rehusó firmar en constancia o recibir la carta”; 3).- Carta de otro distrito judicial, por ejemplo de Santa Cruz, no se hace acta de notificación, sólo acta de entrega con las circunstancias en las que se recibió y Como se procedió a notificar Cuando y como aconteció la entrega. La recepción de la carta notariada es personalísima en Cuanto en el acta de la entrega se afirma que el Notario se constituyó en el domicilio x, con el objeto de hacer entrega de la carta que antecede. (9)
Se usa este instrumento jurídico (carta notarial), solamente para actos menores y en todo lo que las personas requieren notificar.
La carta notariada requiere la actuación del Notario y como requisito la entrega personal por parte del mismo, quien en diligencia expresa indicará, día, hora, mes y año en que la entregó y quien la recibió. En toda notificación debe firmar al pie de la diligencia la persona que recibe la carta notariada, y en caso de que se niegue a firmar, debe indicarse: “rehusó o se negó a firmar”.
Las copias de las Cartas Notariadas deberán llevarse en un archivador para constancia de la actuación. (18)
NOTA.- En consecuencia, podemos afirmar que la carta notarial es un documento impuesto por la aplicación práctica en nuestro foro a fin de dar mayor validez y constancia legal a ciertas actuaciones que interesan a las personas, mediante la intervención del Notario de Fe Pública.

10.5.- Copias o Testimonios.

Las copias de los documentos son las que se denominan documentos reproducidos. Existen varios tipos de copias, en el caso presente las que nos interesan son las copias expedidas por el Notario encargado del protocolo que pueden ser las primeras, segundas o terceras.
La copia — testimonio es la reproducción literal e integra de la escritura matriz, goza de la fe derivativa si esta expedida por la persona en función notarial con las formas que prescribe la ley. Su objetivo es comunicar a los interesados el derecho y los hechos constituidos con eficacia para el tráfico jurídico. Las copias o reproducciones son instrumentos notariales o auténticos

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